مساعد إداري
نبذة عن الوظيفة
يتطلع قسم علم النفس في كلية الآداب والعلوم إلى تعيين مساعد إداري لتقديم الدعم الإداري والكتابي الأساسي للقسم الأكاديمي، مما يضمن سلاسة العمليات اليومية. يتضمن الدور التعامل مع الاتصالات والجدولة وحفظ السجلات وتنسيق أنشطة القسم أثناء مساعدة أعضاء هيئة التدريس والطلاب وإدارة الجامعة. يلعب هذا المنصب دورًا حاسمًا في الحفاظ على كفاءة القسم وضمان الامتثال لسياسات الجامعة. مسؤوليات الوظيفة التواصل بشكل فعال مع طلاب CAS ومساعدتهم في فهم القواعد والسياسات الأكاديمية. الرد على استفسارات القسم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والعمل كمكتب مساعدة للقسم. إدارة وتنظيم الملفات والسجلات والمستندات الخاصة بالإدارات، مما يضمن كفاءة أنظمة حفظ الملفات. جدولة الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتسجيل المحاضر والحفاظ على تقويم القسم. إدخال الطلبات وطلبات الصيانة في نظام الجامعة. تسهيل الجدولة والتسجيل. تجميع البيانات وإعداد التقارير الإحصائية كما هو مطلوب. تنسيق التواصل بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب والمكاتب الإدارية. التعامل مع استفسارات الطلاب وتقديم الدعم الإداري للبرامج الأكاديمية حسب الاقتضاء. معالجة الأوراق المتعلقة بطلبات أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب. صيانة وتحديث قواعد بيانات الإدارات وأنظمة إعداد التقارير. دعم تخطيط الأحداث وتنفيذها لأنشطة الإدارات.
- الاتصال بإدارة الجامعة فيما يتعلق بالمشتريات والموارد البشرية والشؤون المالية. التأكد من الالتزام بسياسات وإجراءات الجامعة في المهام الإدارية. الحفاظ على السرية التامة عند التعامل مع المعلومات الحساسة. أداء واجبات السكرتارية والإدارية الأخرى حسب الحاجة. المؤهلات والمهارات المطلوبة درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة. مهارات تنظيمية قوية وقدرات ممتازة في إدارة الوقت. مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية. مهارات شخصية قوية مع نهج احترافي وموجه نحو الخدمة. القدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة في بيئة سريعة الخطى. مستوى عالٍ من الاحترافية والتقدير في التعامل مع المعلومات السرية. الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook وما شابه). معرفة جيدة بأنظمة Microsoft Access وإدخال البيانات. يعد الإلمام بأنظمة إدارة الجامعة (مثل Banner أو Fusion أو الأنظمة الأساسية المماثلة) ميزة إضافية. القدرة على إدارة وصيانة السجلات وقواعد البيانات الرقمية. كيفية التقديم يجب على المتقدمين المهتمين ملء النموذج. يتم تشجيع خريجي AUS على التقديم. لن يتم إدراج المتقدمين الذين لا يستوفون المتطلبات المحددة في القائمة المختصرة. سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط. AUS هو صاحب عمل تكافؤ الفرص. نحن نلتزم بسياسة اتخاذ قرارات التوظيف بغض النظر عن العرق أو اللون أو العمر أو الجنس أو الدين أو الأصل القومي أو الإعاقة أو الحالة الاجتماعية. تعتمد فرص العمل فقط على مؤهلات الفرد.
