مدخل بيانات ومساعد إداري
نبذة عن الوظيفة
هذا منصب بدوام كامل مسؤول عن المساعدة في إعداد ومراجعة والتحقق من صحة وصيانة التقارير والسجلات التي تدعم الرقابة التشغيلية والامتثال واتخاذ القرارات الإدارية. يركز المنصب على دعم إعداد التقارير، وإدارة النصوص، ودقة بيانات النظام، ومراقبة المستندات، وإدارة الإعداد، والتنسيق التشغيلي العام. يعد الاهتمام القوي بالتفاصيل ومهارات Excel المتوسطة والقدرة على إدارة سير العمل الإداري المتعدد أمرًا ضروريًا. المسؤوليات داعمة في المقام الأول بطبيعتها ويتم تنفيذها تحت إشراف الإدارة العليا. المسؤوليات الرئيسية دعم التقارير وإدارة البيانات المساعدة في إعداد ومراجعة ووضع اللمسات النهائية على تقرير التقدم الشهري (MPR) من خلال دعم جمع البيانات وفحوصات التدقيق والتنسيق على مدار الشهر. دعم إعداد تقرير الدرجة عن طريق إجراء فحوصات التدقيق والتحقق من صحة البيانات والمساعدة في تجميع التقارير كما هو مطلوب. تنسيق حجوزات الدروس الخصوصية لتدخلات الطلاب. المساعدة في تنظيف البيانات ومواءمتها وأنشطة فحص التدقيق عبر الأنظمة وأجهزة التتبع، بما في ذلك مراجعات البيانات وتقارير الطلبات المعلقة وتدقيق الملاحظات. قم بإجراء فحوصات منتظمة للبيانات لتحديد المعلومات المفقودة أو غير المتسقة أو غير الدقيقة وقم بالإبلاغ عن الملاحظات أو المشكلات إلى المدير الأول قبل تقديم التقرير. حافظ على إدخال البيانات بدقة وفي الوقت المناسب عبر أجهزة التتبع والملفات المشتركة والأنظمة بما يتماشى مع العمليات المتفق عليها. دعم طلبات البيانات المخصصة ومقتطفات التقارير وعمليات التحقق من الصحة بناءً على طلب المدير الأول أو فريق الإدارة. دعم إدخال النصوص والسجلات تحميل سجلات الطلاب والوثائق الأكاديمية ذات الصلة إلى نظام إدارة الطلاب (SMS) وفقًا للإجراءات المعمول بها. حافظ على أدوات تتبع النصوص لضمان اكتمالها والتحكم في الإصدار ومواءمتها مع سجلات النظام. متابعة النصوص المفقودة أو المتأخرة والإبلاغ عن الثغرات أو المشكلات إلى المدير الأول للمراجعة. دعم الأنظمة والأنظمة الأساسية دعم أنشطة إدارة البيانات اليومية ضمن نظام إدارة الطلاب (SMS) وCollege Planner Pro (CPP). المساعدة في إنشاء مقتطفات ومتتبعات وتقارير قائمة على النظام كما هو مطلوب للمراجعة التشغيلية أو الإدارية. اتبع سير العمل المحدد لاستخدام النظام وتصعيد المشكلات المتعلقة بالنظام عند الحاجة. مراقبة الوثائق وإدارة السجلات احتفظ بسجلات منظمة ودقيقة ومحدثة عبر OneDrive والمجلدات المشتركة. تأكد من تسمية المستندات بشكل صحيح والتحكم في إصدارها وتخزينها بما يتماشى مع المعايير الداخلية. المساعدة في إعداد المستندات وملفات الأدلة لعمليات التدقيق والمراجعات وفحوصات الامتثال. دعم البريد الإلكتروني والاتصالات إدارة صناديق البريد الوارد المخصصة واتصالات البريد الإلكتروني الجماعية. دعم صياغة وإرسال الاتصالات الداخلية إلى قادة الفريق وأصحاب المصلحة المعنيين. تأكد من مراقبة رسائل البريد الإلكتروني بانتظام ويتم اتخاذ الإجراءات أو تصعيدها حسب الحاجة. الدعم الإداري والتأهيلي دعم إدارة الإعداد، بما في ذلك تنسيق إعداد الحساب، وتحديثات التتبع، وإنشاء الملف الشخصي، والتحقق من الوثائق. المساعدة في جدولة الاجتماعات وإدارة التقويم والمقابلات والتنسيق الداخلي. دعم الخدمات اللوجستية للأحداث والدورات التدريبية والأنشطة التشغيلية. مساعدة الإدارة في إعداد العروض التقديمية وتنسيق الشرائح وتنظيم مواد الاجتماع. دعم العمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتدريب المساعدة في توثيق وتحديث وتنظيم إجراءات التشغيل القياسية (SOPs). دعم إنشاء المواد التدريبية وأدلة المستخدم ومقاطع الفيديو التعليمية للأنظمة والعمليات. المساهمة باقتراحات لتحسين العملية بناءً على الملاحظات التشغيلية. الامتثال والسرية التعامل مع بيانات الطلاب والبرامج الحساسة بما يتماشى مع متطلبات السرية وحماية البيانات وأمن المعلومات. اتبع السياسات والإجراءات الداخلية في جميع الأوقات. قم بالإبلاغ الفوري عن البيانات أو الوثائق أو مخاوف الامتثال إلى المدير الأول. المتطلبات متطلبات الدرجة والمؤهلات درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المعلومات، أو إدارة التعليم، أو إدارة البيانات، أو أي مجال ذي صلة. دبلوم أو درجة جامعية مع خبرة كبيرة ذات صلة في إدخال البيانات أو الدعم الإداري أو إعداد التقارير أو التنسيق التشغيلي. يجب أن يتمتع المرشحون بخبرة مثبتة في أنظمة إدارة البيانات، وإعداد التقارير عن سير العمل، والعمليات الإدارية، إلى جانب مهارات Excel المتوسطة والاهتمام بالتفاصيل. تعتبر الخبرة العملية في التحكم في المستندات وإدارة النصوص والدعم الداخلي والتعامل مع البيانات الحساسة ذات قيمة عالية.
