قبل 10 أيام
مساعد تنفيذي ومدير مكتب
KEOLIS · Dubai
Google Jobsقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
نبذة عن الوظيفة
نظرة عامة على الوظيفة يلعب المساعد التنفيذي ومدير المكتب دورًا رئيسيًا في ضمان كفاءة فريق الإدارة العليا من خلال إدارة المراسلات الاستباقية وجدولة المذكرات الفعالة والدعم الإداري. يتضمن الدور تخطيط المهام وتحديد أولوياتها، وإدارة التقارير الشهرية والعروض التقديمية ضمن مواعيد نهائية ضيقة، والتنسيق مع الإدارة العليا والفرق الوظيفية لجمع البيانات والعمليات المكتبية. يتضمن الدور أيضًا تنسيق وظائف المكتب المختلفة مثل غرفة البريد والكافتيريا ومركز اللياقة البدنية والإدارة العامة لضمان سلاسة العمليات اليومية. المسؤوليات الرئيسية المدير القطري (في غياب المساعد التنفيذي للمدير القطري)
- تنفيذ واجبات المساعد التنفيذي العامة بما في ذلك كتابة العروض التقديمية وتطويرها وتنسيقها وتنسيقها (PowerPoint) والمراسلات (Word) وجداول البيانات (Excel) والتأكد من تقديمها بأكثر الطرق احترافية. فحص جميع المراسلات الخاصة بالمدير القطري وصياغة الردود أو اتخاذ إجراء مناسب آخر. تنظيم وإعداد وجبات الغداء والاجتماعات والمناسبات كما هو مطلوب بما في ذلك مؤتمرات الموظفين، P. ص. الأحداث وغيرها، بما في ذلك إدارة السفر والإقامة. حضور اجتماعات الإدارة الأسبوعية وإعداد المحاضر لتوزيعها على الحضور لاتخاذ الإجراء المناسب والمتابعة إدارة مذكرات المدير القطري والتأكد من تنفيذ جميع الاجتماعات كما هو مخطط لها أداء واجبات المكتب العامة، بما في ذلك الحفاظ على أنظمة الملفات الخاصة بالمدير القطري وفريق الإدارة العليا لتسهيل الاسترجاع السهل والتنظيم المنهجي. إدارة هواتف فريق الإدارة العليا وتلقي الرسائل والتعامل مع الاستفسارات حسب الاقتضاء لتمكين جميع المتصلين من الحصول على نقطة اتصال في حالة عدم وجود أي عضو في SMT. مسؤول عن جدولة وإدارة التقويم الخاص بهم للأحداث وبرامج الموظفين والعروض الترويجية وما إلى ذلك. تنسيق تتبع الإجازات والغياب لفريق SMT والتأكد من إكمال جميع الأوراق والأنظمة والموافقة عليها بدقة تقديم الدعم الإداري والتنفيذي لكبار مديري المنطقة / GMB الذين يزورون البلاد الأحداث – المنطقة/العالمية، المبيعات، الموارد البشرية لعب دورًا أساسيًا في دعم فريق التسويق للأحداث بما في ذلك التنظيم والتنسيق مع العملاء نقطة اتصال للعملاء والتنسيق مع الموردين. متاح في المناسبات لاستقبال العملاء المهمين والدعم بالتنسيق منطقة الدعم/العالمية في الأحداث المنظمة محليًا مثل CBRs وMEEG والاجتماعات الوظيفية والأحداث وما إلى ذلك تقديم الدعم لفريق الموارد البشرية لأحداث الموظفين المرتبطة بعروض SMT الترويجية. تنسيق الموردين والتعامل مع استفسارات العملاء واستكشاف الأخطاء وإصلاحها في يوم الحدث لضمان سير كل شيء بسلاسة. - التواصل مع الموارد البشرية والإدارات الأخرى للحصول على الموافقات تقديم الدعم لتنسيق ترتيبات السفر/الفنادق لأحداث CIM Big Bang خدمة العملاء تم تصعيد التعامل مع شكاوى العملاء إلى المدير القطري التواصل مع العملاء التنسيق والمتابعة مع CS والتشغيل والمبيعات. التأكد من تقديم التعليقات المناسبة للعملاء الأقسام الأخرى المشروع الثابت: تصميم وتخطيط وتنفيذ وتنسيق وإدارة العملية وصيانة وتجديد المخزون وفحص المخزون لتحديد مستويات المخزون ومراقبة التكاليف والاحتفاظ بالسجلات والملفات. مساعد المكتب: توزيع المسؤوليات والمهام، وإدارة الأداء، والتدريب والتطوير، والجدولة، والتدريب. غرف الاجتماعات: إعداد المعايير والسياسات والجدول الزمني وعملية نظام الحجز والتنسيق. إدارة وجدولة خدمة نقل الموظفين إدارة مسؤول غرفة البريد وخدمات غرفة البريد لضمان أن الخدمة وفقًا للمعايير والتغطية أثناء الإجازة العمل مع فريق المرافق العملاء نقطة الاتصال في DHL Events للتأكد من تلبية متطلبات العملاء. الموردين التنسيق بين الموردين المختلفين للحصول على أفضل صفقة لشركة DHL بالإضافة إلى المشتريات التفاوض وتنسيق أفضل صفقة مع المشتريات إدارة فريق تقديم الطعام الداخلي إدارة موردي مركز اللياقة البدنية والمدربين بما في ذلك جدولة الفصول الدراسية وما إلى ذلك شراء الأثاث ومعدات اللياقة البدنية اللازمة لمكتب الميدان متطلبات التعليم / الخبرة / التأهيل التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الاتصالات، أو أي مجال ذي صلة. الخبرة: 3-5 سنوات من الخبرة في منصب مساعد تنفيذي أو دور إدارة مكتب يدعم القيادة العليا. تعتبر الخبرة السابقة في المنظمات متعددة الجنسيات أو المصفوفة ميزة. خبرة في التعامل مع المعلومات السرية وإدارة وظائف / أحداث المكتب. المهارات الفنية: الكفاءة في Microsoft Office Suite (Outlook وWord وExcel وPowerPoint). الإلمام بأدوات إدارة التقويم ومنصات حجز السفر. خبرة في الأنظمة الداخلية مثل SAP (مفيدة ولكنها ليست ضرورية). المهارات الإدارية والتنظيمية: مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية مع القدرة على التعامل مع أولويات متعددة تحت الضغط. مهارات تخطيط ممتازة للأحداث والاجتماعات والجداول التنفيذية. مهارات التواصل والتعامل مع الآخرين: مهارات اتصال كتابية ولفظية قوية باللغة الإنجليزية. السلوك المهني مع القدرة على التفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على جميع المستويات. السمات الشخصية: مستوى عال من التقدير والسرية. حل استباقي للمشكلات مع الاهتمام بالتفاصيل. مرنة وقابلة للتكيف وقادرة على العمل بشكل مستقل أو ضمن فريق. مرغوب فيه:
- شهادة أو دبلوم في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب. خبرة في تنسيق السفر أو الأحداث أو الاجتماعات رفيعة المستوى عبر المناطق.
المسؤوليات
1The role also includes coordinating various office functions such as the mailroom, cafeteria, fitness center, and general administration to ensure smooth daily operations.
2MAIN RESPONSIBILITIES
3Country Manager (In the absence of the Executive Assistant to the Country Manager)
4Vet all correspondence for Country Manager and draft responses or take other appropriate action .
5Organize and prepare luncheons, meetings and events as required including staff conferences, P.
6R. events and other, including managing travel and accommodation.
7Attend weekly management meetings and prepare minutes to be circulated to the attendees for appropriate action and follow up
8Manage Country Manager diary and ensure that all meetings are carried out as planned
المتطلبات
1Point Of Contact At DHL Events To Ensure That Customer S Are Met.
2Suppliers
3Coordinate Between Various Suppliers To Get The Best Deal For DHL Along With Procurement
4Negotiation And Coordinate The Best Deal Along With Procurement
5Manage The Indoor Catering Team
6Manage The Fitness Centre Supplier And Instructors Including Scheduling Of Classes Etc
7Procure Required Furniture And Fitness Equipment For The Meydan Office
8EDUCATION / EXPERIENCE / QUALIFICATION REQUIREMENTS
9
10Bachelor&Rsquo;S Degree In Business Administration , Management, Communications, Or A Related Field.
المزايا
1Co-ordinate the and absence tracking for the SMT and ensure that all paperwork and systems are accurately completed and approved
2Provide administrative and executive support for Area Senior Managers/GMB visiting the country
3Events – Area/Global, Sales, HR
4Play an integral part in supporting the Marketing team for events including organizing and coordinating with customers
5Point of contact for customers & Coordinating with suppliers. Available at events to greet VIP customers and support with co-ordination
6Support Area/Global on locally organized events such as CBRs, MEEG, Functional meetings, Events etc
المهارات والوسوم
via DHL Careervia Bayt.com
