مساعد تنفيذي ومدير مكتب

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي ومدير مكتب - (يجب أن يكون لديك خبرة في الأسهم الخاصة/الخدمات المصرفية وخبرة في مركز دبي المالي العالمي/أسواق أبو ظبي العالمية) الموقع: أبو ظبي نوع الوظيفة: الراتب بدوام كامل: 35.000 - 40.000 درهم نظرة عامة على الدور نحن نسعى للحصول على مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي ومدير مكتب للعب دور محوري في إنشاء وإدارة الأساس التشغيلي لمكتب تم إطلاقه حديثًا في أبو ظبي. يجمع هذا المنصب بين الدعم التنفيذي رفيع المستوى والمسؤولية العملية لبناء وصيانة بيئة مكتبية هي الأفضل في فئتها. من خلال العمل بشكل وثيق مع القيادة العليا وفرق الدعم العالمية (بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات والمرافق والموارد البشرية والامتثال)، سيضمن المرشح الناجح عمليات يومية سلسة مع دعم النمو الاستراتيجي. يوفر هذا الدور أيضًا التعرف على علاقات المستثمرين وأنشطة جمع الأموال، مما يوفر فرصة فريدة للمشاركة في العمليات التجارية العالمية عالية التأثير.   المسؤوليات الرئيسية إدارة المكاتب والمرافق قم بإعداد وإدارة جميع العمليات اليومية لموقع المكتب الجديد. بناء والحفاظ على العلاقات مع الملاك وإدارة المباني والموردين الخارجيين. التأكد من الحفاظ على البنية التحتية للمكاتب والمعدات والخدمات وفقًا لمعايير عالية. الإشراف على مقدمي الخدمات وإدارة عقود البائعين، بما في ذلك تشغيل عمليات طلب تقديم العروض عند الاقتضاء. تنسيق أحداث الشركة والاجتماعات والأنشطة المكتبية. ضمان الامتثال لبروتوكولات الصحة والسلامة والسلامة من الحرائق والأمن. الحفاظ على معايير العرض المكتبي وبيئة عمل فعالة. إدارة اللوازم المكتبية وخدمات البريد السريع والعمليات الإدارية الداخلية. دعم الإعداد والخروج، بما في ذلك إعداد مساحة العمل والتعريفات. الإشراف على المقاولين والتأكد من الالتزام بمتطلبات الموقع والأمن. تقديم الدعم من المنزل عند الحاجة، بما في ذلك تنسيق غرفة الاجتماعات وإدارة الزوار.   دعم المساعد التنفيذي توفير دعم EA عالي المستوى لكبار أصحاب المصلحة، بما في ذلك إدارة المذكرات والسفر المعقدة. تنسيق الاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة وإدارة الأولويات المتغيرة. قم بإعداد مواد الاجتماع والعروض التقديمية والمستندات المقروءة مسبقًا. دعم لوجستيات الاجتماعات على مستوى مجلس الإدارة عند الاقتضاء. إدارة النفقات والتأكد من تقديم التقارير في الوقت المناسب. الاحتفاظ بسجلات دقيقة وقواعد بيانات الاتصال والأنظمة الداخلية. توفير الغطاء للموظفين الإداريين الآخرين حسب الحاجة لضمان الاستمرارية.   دعم المستثمرين والمشاريع دعم المبادرات المتعلقة بالمستثمرين، بما في ذلك الأحداث والاجتماعات والعروض الترويجية. تنسيق الخدمات اللوجستية لسفر كبار أصحاب المصلحة وجداول الاجتماعات. قم بإعداد مواد العرض التقديمي وجداول الأعمال والوثائق الأساسية. صيانة وتحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) من خلال تفاعلات أصحاب المصلحة وتتبع الأنشطة. المساعدة في عمليات الاتصالات وإعداد التقارير بما يتماشى مع البروتوكولات الداخلية.   التعاون متعدد الوظائف بمثابة نقطة الاتصال الرئيسية بين المكتب المحلي وفرق الدعم العالمية. دعم تنفيذ المبادرات العالمية مثل نشر النظام وعمليات الامتثال والمعايير التشغيلية. ضمان التوافق مع السياسات والإجراءات على مستوى الشركة.   المتطلبات: خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي في الأسهم الخاصة أو الخدمات المصرفية. خبرة سابقة في إدارة المكاتب أو العمليات، ويفضل أن يكون ذلك في دور مختلط. الخبرة في دعم إعداد المكاتب أو مشاريع التوسعة أمر مرغوب فيه للغاية. قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية، مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل. القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة في بيئة سريعة الخطى وعالية الضغط. مهارات قوية في إدارة أصحاب المصلحة والتواصل. مستوى عالٍ من التقدير والكفاءة المهنية عند التعامل مع المعلومات السرية. الكفاءة في Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) والإلمام بأنظمة CRM. تعتبر الخبرة في إدارة البائعين أو إعداد الميزانية أو عقود الخدمة مفيدة. مطلوب اللغة الإنجليزية بطلاقة. تعتبر المهارات اللغوية الإضافية (مثل اللغة العربية) ميزة إضافية. عقلية استباقية وموجهة نحو الحلول مهارات قوية في بناء العلاقات بين مختلف أصحاب المصلحة القدرة على العمل بشكل تعاوني ضمن فرق عالمية مستوى عالٍ من الملكية والمساءلة والمبادرة القدرة على التكيف والمرونة في بيئة ديناميكية   المعرف: ZC174923