مساعد تنفيذي ومدير العمليات

ملخص الوظيفة نحن نبحث عن مدير عمليات تنفيذي ذو خبرة للإشراف على العمليات اليومية للشركة وتنسيقها أثناء العمل كدعم تشغيلي أساسي للمؤسس. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن ضمان التنفيذ الفعال عبر الإدارات، وتحسين العمليات الداخلية، وتنسيق العمليات التجارية، ودعم المبادرات الاستراتيجية. يتطلب هذا المنصب محترفًا منظمًا للغاية واستباقيًا وموجهًا نحو الحلول ويتمتع بقدرات تشغيلية وإدارية وإدارة مشاريع قوية. المسؤوليات الرئيسية العمليات التنفيذية دعم المؤسس في تنفيذ مبادرات الأعمال الإستراتيجية والعمليات اليومية. تنسيق ومراقبة التقدم المحرز في المشاريع على مستوى الشركة، وضمان تحقيق المواعيد النهائية والتسليمات. إعداد التقارير التنفيذية وجداول أعمال الاجتماعات والمحاضر وخطط عمل المتابعة. إدارة المراسلات التنفيذية ووثائق الأعمال السرية. إعطاء الأولوية للمسائل التشغيلية وضمان تنفيذ المهام المعينة في الوقت المناسب. العمل كنقطة التنسيق الأساسية بين المؤسس والإدارات الداخلية. العمليات التجارية تطوير وتنفيذ وتحسين العمليات التشغيلية وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) بشكل مستمر. مراقبة أداء الأعمال وتحديد أوجه القصور التشغيلية تنسيق الأنشطة متعددة الوظائف بين المبيعات والتسويق والمالية والخدمات اللوجستية والمستودعات والشركاء الخارجيين. ضمان الامتثال التشغيلي لسياسات وإجراءات الشركة. دعم مشاريع توسيع الأعمال والمبادرات التشغيلية الجديدة. مشروع الإدارة تخطيط وتنسيق ومراقبة مشاريع متعددة في وقت واحد. تتبع معالم المشروع والحفاظ على الجداول الزمنية للمشروع. تحديد المخاطر التشغيلية والتوصية بالحلول العملية. إعداد تقارير حالة المشروع العادية للإدارة.

• التأكد من تسليم جميع المشاريع ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها. الموارد البشرية و الإدارة تنسيق أنشطة التوظيف، بما في ذلك فحص السيرة الذاتية وجدولة المقابلات والتواصل مع المرشحين والتأهيل الاحتفاظ بسجلات الموظفين، وتتبع الاختبار، وسجلات الإجازات، ووثائق الموارد البشرية. المساعدة في تنسيق مراجعة أداء الموظف. دعم تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية الداخلية. إدارة إدارة المكاتب والتأكد من سلاسة العمليات المكتبية اليومية. الحكومة و إدارة الشركات التنسيق مع السلطات الحكومية ومقدمي الخدمات الخارجيين فيما يتعلق بالمتطلبات الإدارية للشركة. مراقبة تجديد تراخيص الشركات والتأشيرات ووثائق العمل وبطاقات الهوية الإماراتية وبوالص التأمين والمتطلبات القانونية الأخرى. الحفاظ على سجلات الشركة المنظمة ووثائق الامتثال. الاتصال بالبنوك والمستشارين القانونيين ومراجعي الحسابات ومقدمي التأمين ومراكز الخدمات الحكومية عند الحاجة. التنسيق المالي التنسيق مع الإدارة المالية فيما يتعلق بالفواتير وجداول الدفع والمستحقات والمصروفات التشغيلية. تنظيم الوثائق المالية والاحتفاظ بسجلات إدارية دقيقة. دعم تتبع الميزانية ومراقبة التكاليف التشغيلية. المساعدة في إعداد التقارير التشغيلية المتعلقة بالأنشطة المالية. المشتريات و تنسيق سلسلة التوريد التنسيق مع الموردين فيما يتعلق بعروض الأسعار وأوامر الشراء والتسليم وجداول الشحن. مراقبة مستويات المخزون ودعم تخطيط المخزون. تنسيق الخدمات اللوجستية والتخليص الجمركي والجداول الزمنية لتسليم المنتجات. المتابعة مع الموردين لضمان إكمال الطلبات في الوقت المناسب. التسويق & دعم تطوير الأعمال التنسيق مع فريق التسويق لضمان تنفيذ الحملات والفعاليات والمعارض وإطلاق المنتجات في الوقت المناسب. دعم اتصالات الموزع والصالون والعيادة والشركاء الاستراتيجيين. المساعدة في إعداد مقترحات الأعمال والعروض التقديمية وتقارير أبحاث السوق. تنسيق اجتماعات العمل ومناقشات الشراكة. المؤهلات درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال