مساعد شخصي تنفيذي
نبذة عن الوظيفة
باعتبارك المساعد الشخصي التنفيذي لرئيس مجلس الإدارة، فأنت مسؤول عن توفير الدعم الإداري رفيع المستوى والعمل بمثابة اليد اليمنى الموثوقة لرئيس مجلس الإدارة. سيضمن المساعد الشخصي التنفيذي التنسيق السلس لجميع الارتباطات المهنية والمسائل الشخصية، مع إدارة جدول الرئيس المتطلب والمهام المعقدة. يجب أن تكون منظمًا للغاية واستباقيًا وقادرًا على الحفاظ على أقصى درجات التقدير في التعامل مع الأمور السرية. مسؤوليات الوظيفة الرئيسية: الدعم التنفيذي: إدارة التقويم المعقد للرئيس وجدولة الاجتماعات والمواعيد عبر مناطق زمنية متعددة. فحص المراسلات الواردة والمكالمات الهاتفية والطلبات وتحديد أولوياتها، والعمل كحارس لضمان استخدام وقت الرئيس بكفاءة. التعامل مع أوامر الشراء المحلية والمدفوعات وتقديم الملفات من الإدارات الداخلية والخارجية لمراجعة الرئيس وتوقيعه. إعداد التقارير التفصيلية والعروض التقديمية والوثائق الأخرى لاجتماعات الرئيس. تقديم الدعم التنفيذي في صياغة رسائل البريد الإلكتروني، وإعداد مواد الاتصال، ومتابعة بنود العمل. إجراء البحوث وجمع المعلومات للرئيس حول مواضيع مختلفة. تنسيق الاجتماع والتحضير له: تنظيم وإعداد جداول أعمال الاجتماعات والمواد الإعلامية ومحاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية. حضور اجتماعات المشروع رفيعة المستوى مع الرئيس، والتقاط النقاط الرئيسية وبنود العمل، وضمان متابعة التسليمات في الوقت المناسب. ضمان التنسيق والتواصل السلس مع فريق القيادة وأعضاء مجلس الإدارة والشركاء الخارجيين، والحفاظ على علاقات مهنية قوية. إدارة الاتصال وأصحاب المصلحة: العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية بشأن جميع الأمور المتعلقة بمكتب الرئيس. بناء والحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك العملاء والمسؤولين الحكوميين وأعضاء مجلس الإدارة وكبار المديرين التنفيذيين. تنسيق وتسهيل التواصل بين الرئيس والإدارات الأخرى، وضمان المتابعة في الوقت المناسب وحل القضايا الرئيسية. إدارة السفر: تخطيط وتنظيم وتنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة للرئيس، بما في ذلك أماكن الإقامة وخطوط الرحلات والنقل وطلبات التأشيرة. إدارة وتعديل خطط السفر حسب الضرورة، مما يضمن تجارب سفر سلسة حتى عند حدوث تغييرات غير متوقعة. مرافقة رئيس مجلس الإدارة في رحلات العمل والتأكد من تلبية جميع الاحتياجات اللوجستية والشخصية. السرية والتقدير: التعامل مع المعلومات السرية للغاية بأقصى قدر من التقدير والاحتراف. إدارة المستندات والملفات والمعلومات الحساسة المتعلقة بعمليات الشركة وقرارات مجلس الإدارة والمبادرات الإستراتيجية. حماية خصوصية رئيس مجلس الإدارة في جميع الأمور التجارية والشخصية. إدارة المشروع: المساعدة في إدارة وتتبع التقدم المحرز في مختلف المبادرات التي يقودها مكتب الرئيس، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية. تنسيق الجهود عبر الإدارات المتعددة لضمان التنفيذ السلس للمشاريع الرئيسية. قم بإجراء زيارات ميدانية وإجراء أبحاث لتقديم التحليلات والتقارير لدعم عمليات صنع القرار لدى الرئيس التنفيذي. تنسيق المشاريع الخاصة من البداية وحتى الاكتمال، وضمان تسليم التسليمات في الوقت المحدد وتتوافق مع رؤية الرئيس. الاتصال بفريق التطوير لضمان تنفيذ التحديثات والمتابعة والاجتماعات مع أصحاب المصلحة المحتملين بسلاسة. المهارات: مهارات تنظيمية وإدارة الوقت استثنائية، مع القدرة على إدارة جدول زمني معقد ومتطور باستمرار. مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة، مع القدرة على صياغة المراسلات وإعداد التقارير. كفاءة عالية في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وتكنولوجيا المكاتب العامة. قدرات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرار، مع القدرة على التعامل مع التحديات بفعالية. القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، مع إدارة المهام والأولويات المتعددة. مستوى عال من التقدير والسرية والكفاءة المهنية. مهارات قوية في التعامل مع الآخرين، مع القدرة على التفاعل بفعالية مع كبار المديرين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة والعملاء البارزين. القدرة على العمل تحت الضغط، وإدارة المواعيد النهائية الضيقة، والتكيف مع الأولويات المتغيرة. الكفاءات: الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الدقيق بالتفاصيل، مما يضمن الدقة في جميع الأعمال. القدرة على التكيف: القدرة على التكيف بسرعة مع الأولويات المتغيرة والتحديات غير المتوقعة في بيئة سريعة الخطى. النهج الاستباقي: القدرة على توقع احتياجات الرئيس وأخذ زمام المبادرة لمعالجتها قبل أن يطلب منها ذلك. الذكاء العاطفي العالي: القدرة على إدارة العلاقات بفعالية وفهم توقعات الرئيس والاستجابة باحترافية. إدارة الوقت: قدرة ممتازة على تحديد أولويات المهام وإدارة جدول الرئيس بكفاءة، مما يضمن تخصيص الوقت بشكل مناسب عبر متطلبات متعددة. بيئة العمل: هذا الموقف يتطلب السفر المتكرر. المرونة في العمل لساعات طويلة، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع، بناءً على جدول الرئيس التنفيذي واحتياجات العمل.
