سكرتير تنفيذي

الغرض من الدور تعمل السكرتيرة التنفيذية للمدير العام كشريك تشغيلي موثوق به للمدير العام، مما يمكنها من التركيز حصريًا على الأنشطة الإستراتيجية والقيادية ذات الأولوية العالية. يتجاوز هذا الدور دعم السكرتارية التقليدي - فهو يعمل كمرشح حاسم ومنسق ومنفذ، مما يضمن تدفق القرارات والمهام المفوضة والاتصالات بكفاءة بين المدير العام والفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين. من المتوقع أن يتمتع الأمين التنفيذي بعقلية استباقية ومتقدمة في مجال التكنولوجيا، ويقدم ويدعم الأدوات الرقمية وسير العمل الحديث الذي يرفع الكفاءة والكفاءة المهنية لمكتب المدير العام. العمل بدرجة عالية من الاستقلالية والحكم السليم والثقة القوية بين الأشخاص، يتطلب الدور شخصًا يمكنه إدارة الأولويات المتنافسة بسلاسة، والحفاظ على التقدير تحت الضغط، وتمثيل معايير المدير العام في كل تفاعل. المسؤوليات الأساسية إدارة الأولويات الإستراتيجية والتصفية التنفيذية إدارة تقويم MD والجدول اليومي والأولويات بشكل استباقي - تحديد ما يتطلب اهتمامها المباشر مقابل ما يمكن تفويضه أو تأجيله أو التعامل معه بشكل مستقل. تصفية جميع الاتصالات الواردة وطلبات الاجتماعات والمهام وفرزها، مع تصعيد ما هو بالغ الأهمية للمدير التنفيذي فقط. قم بإعداد إحاطات يومية وأسبوعية ذات أولوية للمدير التنفيذي لضمان استمرار التركيز على المسائل الإستراتيجية عالية التأثير. توقع الاحتياجات وقم بإنشاء خطط منظمة تسمح للمدير العام بالعمل بأقصى قدر من الفعالية. تفويض المهام والمتابعة وحراسة البوابة تابع بنشاط مع أعضاء الفريق الداخلي والموردين الخارجيين بشأن المهام والالتزامات والتسليمات المفوضة من قبل المدير العام - مما يضمن إكمالها في الوقت المناسب دون مطالبة المدير العام بالمطاردة. حافظ على تعقب المهام والتفويض المباشر، ومراقبة التقدم والإبلاغ عن التأخير بشكل استباقي. الاتصال بين العضو المنتدب وأعضاء الفريق لحل المشكلات وتوفير الوضوح وضمان التسليم السلس. العمل كحارس بوابة محترف - إدارة الوصول إلى وقت المدير العام ومكتبه، وإعادة توجيه الطلبات المخصصة من خلال القنوات المناسبة لحماية التركيز والإنتاجية. الاتصالات والتوثيق صياغة ومراجعة وإرسال مراسلات عالية الجودة نيابة عن العضو المنتدب، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات والاتصالات الرسمية. قم بإعداد وتنسيق العروض التقديمية والتقارير ومواد الاجتماعات ووثائق الإحاطة الاحترافية. قم بتسجيل دقائق أثناء الاجتماعات الرئيسية، وقم بتوزيع عناصر العمل، وتتبع المتابعة. إدارة المعلومات السرية بتقدير مطلق. تحسين التكنولوجيا والعمليات تقديم وتنفيذ الأدوات القائمة على التكنولوجيا لتحديث العمليات المكتبية للمدير التنفيذي - بما في ذلك أدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي (على سبيل المثال، Claude، ChatGPT، Gamma، وما إلى ذلك)، ومنصات إدارة المشاريع والمهام (على سبيل المثال، Notion، Monday.com)، وأدوات التعاون. بناء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والتوثيق وسير العمل الرقمية الفعالة. دعم الانتقال من العمليات اليدوية والورقية إلى طرق عمل مبسطة ومدعومة بالتكنولوجيا. البحث بشكل استباقي والتوصية بالأدوات والقوالب وتحسينات العمليات التي تزيد من الكفاءة التنظيمية. الدعم الإداري والتشغيلي تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك المكان وجدول الأعمال والمواد وإدارة الحضور. ترتيب السفر والإقامة ومسارات الرحلة للطبيب وكبار الضيوف كما هو مطلوب. إدارة اللوازم المكتبية وعلاقات البائعين والعقود الإدارية المتعلقة بمكتب المدير العام. دعم إعداد وتقديم تقارير النفقات والوثائق الإدارية ذات الصلة. المعرفة والمهارات

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي يدعم المديرين التنفيذيين في C-suite، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة سريعة الخطى ومتعددة أصحاب المصلحة. درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو إدارة المكاتب، أو أي مجال ذي صلة. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور سكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي يدعم بشكل مباشر C-suite أو القيادة العليا. إتقان متقدم في Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) مع قدرة واضحة على إنتاج مخرجات احترافية مصقولة. خبرة عملية في الإنتاجية الحديثة والأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: Claude أو ChatGPT أو Gamma أو Notion أو Monday.com أو منصات مماثلة. مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية كتابيًا وشفهيًا، بما في ذلك البريد الإلكتروني المهني والكتابة التجارية. مهارات قوية في تصميم العروض التقديمية مع قدرة مثبتة على إنشاء مواد واضحة ومقنعة بصريًا للجماهير التنفيذية. تعد الخبرة في إدخال أو تنفيذ تحسينات العمليات القائمة على التكنولوجيا داخل مكتب تنفيذي أو بيئة مماثلة ميزة قوية. مطلوب مهارات اللغة الإنجليزية ممتازة (كتابة وتحدثا). إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة.