سكرتير تنفيذي/موظف استقبال

موظف استقبال/سكرتير تنفيذي (يتحدث العربية) الموقع: أبراج الإمارات، دبي، الإمارات العربية المتحدة - دوام كامل | قائم على المكتب حول الدور نحن نبحث عن موظف استقبال / سكرتير تنفيذي محترف ومصقول ومنظم للغاية للانضمام إلى شركة خدمات مالية صغيرة مقرها في أبراج الإمارات، دبي. هذا منصب متنوع وعملي يجمع بين المسؤوليات الأمامية والدعم التنفيذي وإدارة المكاتب والتنسيق الإداري. باعتباره نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء، سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان الإدارة اليومية السلسة للمكتب مع توفير دعم عالي المستوى للإدارة العليا. سيكون المرشح المثالي يجيد اللغتين العربية والإنجليزية ولديه خبرة سابقة في بيئة خدمات الشركات أو الخدمات المهنية في دولة الإمارات العربية المتحدة. المسؤوليات الرئيسية الاستقبال وأمام المنزل • العمل كنقطة اتصال أولى للزوار والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين • إدارة منطقة الاستقبال وضمان بيئة مكتبية احترافية في جميع الأوقات • التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات بكفاءة ومهنية • تنسيق وصول الزوار وحجوزات غرف الاجتماعات ومتطلبات الضيافة • تحية ومساعدة العملاء والضيوف الذين يزورون المكتب الدعم التنفيذي والإداري • توفير دعم السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا • إدارة اليوميات والجداول الزمنية وتنسيق الاجتماعات • ترتيب الداخلية والخارجية الاجتماعات، بما في ذلك إعداد غرف الاجتماعات والمواد • تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والتأشيرات وخطوط الرحلات • إعداد العروض التقديمية والتقارير والمراسلات ووثائق الأعمال • المساعدة في إدارة النفقات والمهام الإدارية العامة إدارة المكاتب • الإشراف على التشغيل اليومي للمكتب • إدارة اللوازم المكتبية والقرطاسية والعلاقات مع البائعين • تنسيق طلبات الصيانة والاتصال بإدارة المبنى عند الاقتضاء • التأكد من صيانة غرف الاجتماعات والمناطق العامة والمرافق المكتبية على مستوى عالٍ • دعم تأهيل الموظفين الجدد والمكاتب متطلبات الإعداد • المساعدة في أحداث الشركة وأنشطة الفريق ووظائف العميل المتطلبات • متحدث باللغة العربية (أساسي) • يجيد اللغتين العربية والإنجليزية، كتابةً وتحدثًا • خبرة من 3 إلى 5 سنوات ضمن موظف استقبال أو سكرتير تنفيذي أو مساعد فريق أو مدير مكتب أو دور دعم إداري • يفضل خبرة سابقة في شركة أو خدمات مالية أو خدمات مهنية أو بيئة متعددة الجنسيات • مهارات قوية في إدارة المذكرات والدعم الإداري • مهارات تواصل وشخصية ممتازة • العرض التقديمي الاحترافي وطريقة مواجهة العميل • مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال مهارات Microsoft Office المتقدمة بما في ذلك Outlook وWord وPowerPoint وExcel موثوقة واستباقية وقادرة على العمل بشكل مستقل. هذه فرصة ممتازة للانضمام إلى شركة خدمات مالية راسخة في دور واسع ومتنوع يوفر التعرض عبر الدعم التنفيذي وإدارة المكاتب والمسؤوليات التي تواجه العملاء. المرجع: 184628