مساعد شخصي للرئيس التنفيذي
نبذة عن الوظيفة
نظرة عامة على الدور نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية وجدير بالثقة ومركّز على التنفيذ لدعم الرئيس التنفيذي في إدارة العمليات اليومية والتنسيق التنفيذي وتدفق الاتصالات والأولويات الإدارية. سيكون المرشح المثالي بمثابة نقطة التنسيق المركزية للرئيس التنفيذي، مما يضمن التواصل المنظم والوثائق الدقيقة والجدولة السلسة والمتابعة الاستباقية وتنفيذ المهام الحاسمة في الوقت المناسب. يتطلب هذا الدور اهتمامًا قويًا بالتفاصيل والسرية والاحترافية والقدرة على إدارة الأولويات المتعددة بكفاءة. المسؤوليات الرئيسية أ. تنفيذي الدعم وإدارة التقويم إدارة تقويم الرئيس التنفيذي واجتماعاته وأولوياته ودقة الجدولة. العمل كنقطة اتصال أساسية لتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وضمان اكتمال جداول الأعمال ومواد الإعداد والمتابعة. حافظ على أداة تعقب المهام باستخدام لوحة تحكم عالية المستوى تغطي جميع مهام الرئيس التنفيذي، بما في ذلك حالة المهمة والمالك والموعد النهائي والإجراء التالي. تصعيد المهام المتأخرة أو المعرضة للخطر بشكل استباقي. تأكد من عدم تفويت أي موعد نهائي بسبب فجوات التتبع. الحفاظ على سرية المناقشات والوثائق والقرارات التنفيذية. قم بإعداد تحديثات الحالة المكتوبة الأسبوعية / الملخصات التنفيذية للرئيس التنفيذي. ب. إدارة التوثيق والسجلات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لوثائق الرئيس التنفيذي والأوراق القانونية ووثائق الملكية والعقود والمراسلات. تأكد من تخزين جميع المستندات على محرك الأقراص المشترك للشركة في مجلدات محددة بوضوح. تنظيم وأرشفة الوثائق التنفيذية بشكل آمن. ضمان التحديثات والتجديدات واسترجاع المستندات المهمة في الوقت المناسب. الحفاظ على التحكم في إصدار الاتفاقيات ومسودات التفاوض. ج. السفر والخدمات اللوجستية تخطيط وإدارة ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية والتأشيرات والإقامة ومسارات الرحلات والنقل. تنسيق الخدمات اللوجستية لرحلات العمل والاجتماعات الرسمية. تأكد من أن خطط السفر دقيقة وفي الوقت المناسب ويتم التحكم في التكلفة. د. الدعم التشغيلي والإداري دعم أنشطة تأسيس الشركة والتسجيل والتنسيق الإداري. مساعدة الشؤون المالية في معالجة الفواتير والتوثيق ومتابعة الدفع عند الحاجة. الاحتفاظ بسجلات منظمة، إلى جانب مسار التوثيق. دعم الموارد البشرية والمسؤول بشأن تدفقات الوثائق وتنسيق الامتثال. تنفيذ المهام التنفيذية المخصصة التي يكلفها بها الرئيس التنفيذي مع المساءلة. تتبع اتفاقيات البائعين والجداول الزمنية للتجديد. هـ. الامتثال والتأشيرات والتنسيق التنظيمي إدارة معالجة التأشيرات وتجديدها للرئيس التنفيذي. التأكد من امتثال الوثائق التنظيمية وتقديمها في الوقت المحدد. تتبع المواعيد النهائية وقم بالإبلاغ بشكل استباقي عن التجديدات القادمة أو إجراءات الامتثال. و. التنسيق والتواصل تنسيق الاتصال بين الرئيس التنفيذي وفرق القيادة الداخلية. ضمان الوضوح والدقة والكفاءة المهنية والسرية في جميع تدفقات الاتصالات. الاحتفاظ بسجلات مكتوبة للمناقشات والاتفاقات الخارجية الرئيسية. تجنب المفاوضات الشفهية دون موافقة مسبقة أو ملخص مكتوب. احتفظ بمحضر الاجتماع الذي يتضمن قرارات وملكية واضحة. 3. الأداء الرئيسي المناطق (KPAs) دقة تعقب المهام ووضوح الرؤية صفر غاب عن المواعيد النهائية التنفيذية تنظيم المستندات وسرعة استرجاعها وضوح ودقة التواصل الكتابي الانضباط الأسبوعي لإعداد التقارير عن الحالة التنفيذية التخزين السليم وتتبع الاتفاقيات والفواتير الإبلاغ والتصعيد يقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي. التصعيد: جدولة الصراعات؛ مخاطر الامتثال؛ حاصرات التشغيلية تعليمات متضاربة مخاطر المواعيد النهائية المفقودة؛ وثائق غير كاملة؛ الغموض في المفاوضات أو الاتفاقات على الفور. يستخدم قنوات الاتصال الرسمية ومستودعات المستندات فقط. دعم المبادرات الإستراتيجية والمشاريع التنفيذية والمهام السرية كما هو مطلوب. المتطلبات: مطلوب خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل في أدوار مساعد إداري أو تنفيذي لشركة في دولة الإمارات العربية المتحدة. مهارات الاتصال الممتازة باللغة الإنجليزية ضرورية. مطلوب معرفة ممتازة بتنسيق السفر، بما في ذلك تخطيط وحجز ترتيبات السفر، وتطبيق التأشيرات، وفهم لوائح التأشيرات. تعد مهارات إدارة المهام وإدارة التقويم القوية ضرورية. مطلوب المرونة للتوافر لمدة سبعة أيام. على الرغم من أن هذا ليس دور عمل مدته سبعة أيام، إلا أنه يجب أن يكون المرشح متاحًا عند ظهور مواعيد أو أحداث أو تنسيق سفر أو أمور تنفيذية عاجلة خلال عطلات نهاية الأسبوع أو خارج ساعات العمل القياسية. مطلوب المعرفة الأساسية للعمل المتعلق بالمؤيدين والعمليات الحكومية الإدارية. وسيشمل الدور أيضًا دعم الموارد البشرية والإدارة
