منسق المشروع، الفعاليات
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن منسق مشروع للفعاليات ومقره في دبي أو أبو ظبي. يدعم الدور منسق المشروع فريق حدث MD عبر دورة حياة المشروع الكاملة، مع التركيز على المجالات الأربعة التي تؤدي فيها التفاصيل إلى إنشاء مشروع أو كسره: عمليات المتحدثين، ومتتبعي المشروع، ومتابعة الاجتماعات، والبحث. يعمل هذا الشخص تحت إشراف قائد (قادة) البرنامج والمدير (المديرين)، ويحافظ على تحديث قاعدة بيانات المتحدثين، ويدير أجهزة التتبع التي تربط كل مشروع معًا، ويقود متابعة ما بعد الاجتماع حتى لا يتم إغفال أي شيء، وينتج مدخلات البحث والإحاطة التي يعتمد عليها قادة البرنامج. هذا دور تعاقدي مناسب لشخص لديه ما يقرب من 1-3 سنوات من الخبرة المهنية في الأحداث أو الاتصالات أو الصحافة أو الاستشارات أو البحث أو الدعم التنفيذي. يوفر الدور تعرضًا كبيرًا لعمل كبار العملاء وطريقًا واضحًا للنمو إلى المزيد من ملكية البرنامج بمرور الوقت. التعويض قابل للتفاوض على أساس الخبرة. ماذا ستفعل؟ تنسيق المشروع وتتبعه حافظ على أدوات التتبع التي تبقي كل مشروع على المسار الصحيح: متتبع المتحدثين، ومتتبع التسجيل، وسجلات الإجراءات والقرارات، وقائمة مراجعة الأصول، وتقويم المشروع - مما يجعلها محدثة ودقيقة وقابلة للمشاركة كمصدر واحد للحقيقة. قم بالإبلاغ عن المواعيد النهائية القادمة والتبعيات والفجوات أمام قادة البرنامج قبل أن تصبح مشاكل. جدولة الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وإرسال محاضر اجتماعات المتابعة وتنسيق لوجستيات الاجتماعات عبر الفرق الداخلية والعملاء والبائعين. قم بإعداد وتنسيق مواد العميل والمشروع - الطوابق، والوثائق الموجزة، وجداول الأعمال، والصفحات الواحدة - وفقًا لمعايير مصقولة وجاهزة للعميل. حافظ على ملفات ومجلدات المشروع المشتركة بتنظيم واضح وبديهي. تعامل مع معلومات العميل والمتحدث والمشروع السرية بحذر. دعم البحوث والإحاطة قم ببناء ملفات المتحدثين - الخلفيات، والأعمال الأخيرة، والبيانات العامة، والانتماءات، ووجهات النظر حول الموضوعات ذات الصلة - لدعم قادة البرنامج في تطوير التوعية والإحاطة. إنتاج الخلفيات التنظيمية وأصحاب المصلحة عن الشركات والوكالات والمنظمات غير الحكومية والجهات الفاعلة في مجال السياسات ذات الصلة بمشاركة العملاء. قم بإجراء عمليات فحص بحثية موضعية - الشؤون الحالية، واتجاهات الأعمال والسياسات، والمناظر الطبيعية التنافسية - وإظهار الزوايا والمصادر والاقتباسات الأكثر صلة بالبرامج الرائدة. تحقق من تفاصيل الاتصال والعناوين والانتماءات ومعلومات السيرة الذاتية عبر جميع المواد حتى تكون المستندات التي تواجه العميل دقيقة. المساهمة بمدخلات البحث والمواد الداعمة لحزم الإحاطة ومستندات العرض والبرامج النصية للمضيف / الوسيط. عمليات المتحدث امتلك صيانة يومية لقاعدة بيانات المتحدث والمشرف تحت إشراف قادة البرنامج، بما في ذلك حالة التواصل وسجل الاستجابة والتأكيدات والخطوات التالية. قم بتجميع أصول المتحدث وتنظيمها والتحقق من جودتها - لقطات الرأس والسير الذاتية والفيديو ومواد العرض التقديمي والمقابض الاجتماعية - مما يضمن الامتثال لمتطلبات الصوت والفيديو ومتطلبات العميل. إدارة أداة تعقب تسجيل المتحدثين وطلبات الدعوات الواردة بالتنسيق مع العملاء والعملاء المحتملين للخدمات اللوجستية. قم بتجميع وتنسيق حزم إحاطة المتحدثين من مدخلات قائد البرنامج، مما يضمن حصول كل متحدث على ما يحتاج إليه قبل جلسته. تنسيق سفر المتحدثين وجدولة التدريب والخدمات اللوجستية قبل الحدث بالشراكة مع قادة البرامج والإنتاج. أبقِ المتحدثين وفرقهم على اطلاع في الفترة التي تسبق الأحداث: التأكيدات، والخدمات اللوجستية، وقواعد اللباس، وفترة العرض، ويوم الاتصالات. متابعة المراسلات والاجتماعات قم بصياغة وتوجيه مراسلات العميل والبائعين والمتحدثين تحت إشراف قادة البرنامج - الدعوات والتأكيدات والجدولة والخدمات اللوجستية والشكر - مما يضمن التواصل الدقيق والمهني في الوقت المناسب. الجلوس على مكالمات العملاء وأصحاب المصلحة؛ التقط ملاحظات واضحة تغطي القرارات والخطوات التالية والمالكين والتواريخ. متابعة ما بعد الاجتماع: إرسال ملخصات إلى الفرق الداخلية وفرق العملاء، وتوجيه عناصر العمل إلى المالكين، ومتابعة الاستجابات المتميزة حتى يتم إغلاق الحلقة. تتبع الطلبات الواردة والمتابعات الصادرة عبر المتحدثين والموردين والشركاء حتى لا يتم تجاهل أي شيء. يؤدي برنامج الدعم إلى إبقاء المتحدثين والمضيفين والشركاء على علم ومستعدين جيدًا في كل مرحلة من مراحل المشروع. دعم في الموقع والحدث السفر إلى أحداث العميل كما هو مطلوب لدعم الخدمات اللوجستية في الموقع والتسجيل والغرفة الخضراء والتعامل مع المتحدثين. ساعد في تنسيق التدريبات وتوزيع العرض وتغييرات اللحظة الأخيرة خلال أيام الحدث. دعم اختتام ما بعد الحدث: اتصالات الشكر، وجمع الأصول، والمواد الملخصة. ما تحضره ما يقرب من 1-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في الأحداث والاتصالات والصحافة والبحث
