قبل 3 أيام
مساعد إداري أكاديمي
American University of Bahrain · Riffa, Southern Governorate, Bahrain
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Entry
نبذة عن الوظيفة
نظرة عامة تدعو الجامعة الأمريكية في البحرين (AUBH) لتقديم الطلبات لوظيفة مساعد إداري أكاديمي بدوام كامل. يقوم المساعد الإداري الأكاديمي بدعم عمداء الكليات في الجامعة الأمريكية بالبحرين ووظائف الشؤون الأكاديمية. واجبهم الرئيسي هو تقديم المساعدة الأكاديمية فيما يتعلق بمجال عمل عميد الكلية وأعضاء هيئة التدريس. الواجبات والمسؤوليات
- يقدم الدعم الإداري لعميد الكلية وأعضاء هيئة التدريس.
- جداول وخطط وتنسيق أعمال العميد والكلية.
- تلقي والرد على الاستفسارات المتعلقة بمسائل البرنامج من منسقي البرنامج، وضابط ضمان الجودة، وأعضاء هيئة التدريس بالكلية، والمنظمات الخارجية، وأفراد الجمهور.
- يقوم بجمع وتنظيم وتحليل البيانات الخاصة بالتقارير المتخصصة حسب الطلب.
- ينسق جمع وإعداد تقارير التشغيل بالإضافة إلى تنسيق المستندات المؤرشفة/SharePoint.
- مساعدة العمداء في تطوير وثائق سياسات وإجراءات الجامعة، حيثما كان ذلك مناسبا.
- تقديم الدعم الإداري من خلال جدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات للعميد والكلية.
- مسؤول عن دعم الكلية بإعداد مواد الاجتماعات والعروض التقديمية حسب الطلب.
- المسؤول عن جميع محاضر اجتماعات الكلية واللجان التي يكلف بها.
- يساعد العميد في الدعم الإداري فيما يتعلق بهيئات الاعتماد (مثل WSCUC، BQA، إلخ.)
- ينسق مع ضباط ضمان الجودة بشأن التغييرات في المناهج الدراسية والخطط الدراسية ومكتب الأشعة تحت الحمراء ويقدم الدعم إذا لزم الأمر.
- يدعم العمداء بتأهيل أعضاء هيئة التدريس الجدد في الكلية (أي الاتصال بالموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وأمين المكتبة للمساعدة في تسوية هيئة التدريس الجديدة).
- الاتصال بمنسقي البرامج وأعضاء هيئة التدريس في تنسيق طلبات التدريب الداخلي- بالتنسيق مع مركز التوظيف في الجامعة الأمريكية بالبحرين- ومشاريع التخرج.
- الاتصال بأعضاء هيئة التدريس والعمداء والتأكد من تنسيق الرحلات الميدانية ودعوات المتحدثين الضيوف ويكون مسؤولاً عن جميع الإجراءات الشكلية مع HEC
- واجبات أخرى يكلفها بها العميد والإدارة.
المتطلبات
المؤهلات والخبرة المطلوبة:
- حديث التخرج، درجة البكالوريوس في الأعمال التجارية أو ما يعادلها.
- لا يشترط الحد الأدنى من الخبرة في العمل المهني.
المهارات والكفاءات المطلوبة
- مهارات الاتصال وبناء العلاقات القوية مع أقرانهم.
- القدرة على العمل بشكل مستقل ومسؤول.
- مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الفعالة مطلوبة.
- المعرفة بممارسات مسك الدفاتر الأساسية.
المسؤوليات
1Duties and Responsibilities
21. Provides administrative support to the College Dean and Faculty.
32. Schedules, plans, and coordinates work actions of the Dean and college.
43. Receive and respond to enquiries concerning program matters from Program Coordinators, QA Officer, faculty of the college, external organizations, and members of the public.
54. Collects, organizes, and analyzes data for specialized reports, as requested.
65. Coordinates the collection and preparation of operating reports in addition to coordinating the archived documents/SharePoint.
76. Assists Deans in the development of the university’s policies and procedures documents, where relevant.
87. Provides administrative support by scheduling appointments, coordinating meetings for the Dean and college..
المتطلبات
1Fresh graduate, Bachelor’s degree business or equivalency.
2No minimum professional work experience is required.
3Strong communication and relationship building skills with peers.
4Ability to work independently and responsibly.
5Effective written and verbal communication skills are required.
6Knowledge of basic bookkeeping practices.
المهارات والوسوم
College of Engineering and ComputingBHAccountingEmployee RelationsAdministrationTeaching
