Role Title: - OFFICE MANAGER
ABOUT THE ROLE
We are a healthcare investment fund and studio. Our new Lower Parel office is a high-energy environment with 12+ team members working on multiple healthcare start-ups and will be buzzing with a lot of guest founders, investors and healthcare executives. We are looking for a sharp, polished, and proactive Office Administrator & Front Desk Attendant to be the face and operational backbone of our office. This is a high-trust role that requires exceptional interpersonal skills and a strong sense of ownership.
KEY RESPONSIBILITIES
A. Front Desk & Client-Facing
- Welcome and greet founders, investors and other stakeholders in a professional manner at the reception and waiting area
- Coordinate visitor logistics including parking slot allocation, and building access
- Coordinate boardroom and meeting room bookings; set up audio-visual equipment as required
B. Internal Operations & Administration
- Maintain a tracker for recurring expenses, subscriptions, and monthly office cost summaries for reporting to central finance team. Maintain filing systems for office documentation
- Liaise with building management, security, and external vendors for maintenance, repairs, and AMC servicing
- Oversee pantry and office supply inventory; raise purchase requests proactively
- Coordinate daily with housekeeping staff to ensure office cleanliness, consumable replenishment, and hygiene standards are met
- Maintain records of daily petty cash expenses and submit periodic statements
- Manage courier and dispatch register track inbound and outbound documents and parcel
C. Managing Multiple Calendars
- Liase and work with our heads across locations to book meetings for them
- Manage calendars without any overlap and proactively
D. Organise Offsites and Events
- Work with the internal team to give options on vendors and coordinate events
- Proactively take initiatives to setup and ccordinate orders for internal dinners etc.,
Requirements
Educational Background
- Graduate in any discipline (BA / B Com / BMS / Hotel Management or equivalent)
- Proficiency in MS Office Suite: Basic Excel, Word, and Outlook is a must Experience
- 4-5+ years in a front desk, office admin, executive assistant, or office management role
- Familiarity with vendor management and basic bookkeeping. Bill management is a strong plus
Skills & Attributes
- Fluent verbal and written communication in English; Hindi proficiency required; Marathi is a plus.
- Ability to multitask and remain composed under pressure during high-activity periods
- Willingness to be available on weekends occasionally for important meetings (prior notice will be given)
- This is a full-time, on-site role. No work from home
مهندس سابEnvision Employment Solutions · Abu Dhabi, United Arab Emiratesتبحث Envision Employment Solutions حاليًا عن مهندس SAP لأحد شركائنا، وهي شركة خدمات تكنولوجيا المعلومات واستشارات تكنولوجيا المعلوماتأمسFull TimeOnsite
تسجيل الوكيل ومنسق شركاء القناةTHA by ARMONIA · Dubai, United Arab Emiratesنحن نبحث عن وكيل تسجيل ومنسق شركاء القناة للانضمام إلى فريق عملائنا في دبي على أساس دوام كامل من أكتوبر إلى ديسمبر، مع إمكانية التمديد على أساس الأداء...أمسTemporaryOnsite
مطور هام هامTAWANTECH · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabiaنحن نبحث عن مطور HAM ذي خبرة يتمتع بخبرة عملية تتراوح من 3 إلى 5 سنوات في إدارة أصول أجهزة ServiceNow (HAM)أمسFull TimeOnsite
مستشار المبيعات-مرسيدس بنزAbou Ghaly Motors · Al Obour City, Obour, Egyptمستشار المبيعات في مرسيدس بنز هو سفير العلامة التجارية المسؤول عن تقديم تجربة فاخرة ذات مستوى عالمي مع توجيه العملاء خلال شراء السيارات الفاخرةأمسOnsite
أخصائي تسويق - B2B (العقارات العمودية)Dubizzle MENA · New Cairo City, Cairo Governorate, Egyptدوبيزل مصر هو السوق الرائد للبيع والشراء عبر الإنترنت في المنطقةأمسFull TimeOnsite
الخزينة - رئيس بنك التضامن الاجتماعي/ الأردنBank of Jordan · Amman, Amman Governorate, Jordanمسؤولية الإدارة والإشراف والاستراتيجية الفعالة لأنشطة إدارة الأصول والالتزامات ورأس المال، بما في ذلك (التنبؤ بالتدفق النقدي والسيولة، اتفاقيات إعادة الشراء، استراتيجيات التمويل والتحوط...أمسOnsite
تنفيذي المبيعات والعمليات (الإمارات العربية المتحدة)mcl finance · Dubai, United Arab Emiratesتنفيذي المبيعات والعملياتأمسFull TimeHybrid
متخصص - الأصول الداعمة للتخطيط والتحليل والبنية التحتيةQiddiya Investment Company · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabiaدعم أنشطة التخطيط والميزنة والتنبؤ وإدارة الأداء المالي لدعم مشاريع الأصول والبنية التحتيةأمسOnsite
نائب الرئيس - تطوير الأعمال الدوليةAHS · Dubai, United Arab Emiratesنائب الرئيس – تطوير الأعمال الدولية هو المسؤول عن تنمية محفظة AHS Properties ووجودها في دولة الإمارات العربية المتحدة والأسواق الدوليةأمسFull TimeOnsite
قائد المنتج B2CPlatinumlist · Dubai, United Arab Emiratesباعتبارنا أكبر مزود التذاكر في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، فإننا نفخر بخدمة مجموعة واسعة من الفعاليات في جميع أنحاء الإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية وعمان والبحرين وبلدان أخرىأمسFull TimeOnsite
المبيعات، منسقMaster-Works · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabiaتقدم شركة Nabeh، إحدى الشركات التابعة لشركة Master Works، حلولاً مدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعد المؤسسات على أتمتة العمليات وتعزيز الكفاءة وتحفيز الابتكار.أمسOnsite
مدير أول للوسائط المدفوعة والنموHuda Beauty · Dubai, United Arab Emiratesتم إطلاق هدى بيوتي على يد خبيرة التجميل الحائزة على جوائز هدى قطان في عام 2013، وهي واحدة من أسرع العلامات التجارية لمنتجات التجميل نموًا في العالم.أول أمسFull TimeOnsite
مدير مبيعات الأسطولUnited Motors Group · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabiaبيان الغرض الوظيفي رفيع المستوىأول أمسFull TimeOnsite
كبير أخصائيي المشتريات في OS&EOrascom Development Egypt · Cairo, Cairo Governorate, Egyptمسؤول عن حزم OS&E، وهو مسؤول عن عملية OS&E الشاملة لمشاريع الفنادق، بدءًا من مراجعة المواصفات ومرورًا بالمناقصات والمشتريات ومتابعة التسليم والتركيب...أول أمسFull TimeOnsite
أخصائي مالي أول - المحاسبةPxGeo · Dubai, United Arab EmiratesPxGeo هي شركة حلول تحت سطح البحر تجمع بين التكنولوجيا المبتكرة ذات الملكية الخاصة وعقود من الخبرة التشغيلية عبر كل حوض رئيسي لتقديم حلول تحت سطح البحر زلزالية ومستقلة إلكترونيًا.أول أمسFull TimeOnsite
مدير المنتج - البطاقاتHugoBank · Karachi, Sindh, Pakistanمدير المنتج - ستكون البطاقات مسؤولة عن تطوير وإدارة وتوسيع محفظة بطاقات الائتمان الخاصة بـ HugoBank، بما في ذلك المتغيرات المضمونة وغير المضمونةأول أمسFull TimeOnsite
مطور تكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) - الشركاتValsoft Corporation · Beirut, Beirut Governorate, Lebanonتبحث شركة Aspire Software عن مطور NetSuite Integration - للانضمام إلى فريقنا في لبنانأول أمسFull TimeHybrid
