مساعد ومنسق الأعمال
نبذة عن الوظيفة
يقدم هذا الدور تقاريره إلى كبير موظفي المشاركة ويقع مقره في المكتب الرئيسي لشركة Metabolic.Health في دبي، الإمارات العربية المتحدة. الغرض من الدور يعد المساعد ومنسق الأعمال بمثابة العمود الفقري التشغيلي خلف كبير مسؤولي المشاركة ووظائف التسويق والاتصالات والشراكات وتطوير الأعمال التي يقودها. الدور عبارة عن مزيج من الدعم المباشر وتنسيق الأعمال. فهو يدير مذكرات CXO وسفراته ومراسلاته، ويلتقط أعمال التنفيذ التي تحافظ على تحرك الوظيفة الأوسع يومًا بعد يوم، بدءًا من بناء قاعدة بيانات محتملة إلى إعداد ملخص بحثي قبل اجتماع الشريك إلى متابعة التسليم المتأخر. وهي تمتلك البحث الذي يغذي محادثات الشراكة وتطوير الأعمال، جنبًا إلى جنب مع إدارة التسويق وإدارة الاجتماعات وسجلات الموردين وتتبع المشروع. إنه يعرف من يجب عليه الاتصال عندما يحتاج الأمر إلى فرزه، ويتابع الأمر حتى يتم إغلاقه. يمنح هذا الدور كبير مسؤولي المشاركة مجموعة موثوقة من الأيدي في كل ما تديره، بحيث يمكن أن تتحرك العديد من مسارات العمل في وقت واحد دون أن تفلت الأمور من الشقوق.
المسؤوليات الرئيسية
الدعم المباشر
- إدارة التقويم الخاص بكبير موظفي المشاركة، بما في ذلك الجدولة وإعادة الجدولة وحماية الوقت للعمل ذي الأولوية.
- تنسيق السفر وخطوط السير والحجوزات ذات الصلة.
- فرز رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الواردة، ووضع علامة على ما يحتاج إلى الاهتمام، وصياغة ردود المرور الأولى للمراجعة.
- إعداد مذكرات إحاطة وجداول الأعمال والمواد قبل الاجتماعات حتى يسير CXO على استعداد.
- التعامل مع الإدارة الشخصية والمراسلات حسب الحاجة، بتقدير.
البحث والاستخبارات
- المصدر والملف الشخصي للشركات والمؤسسين والمديرين التنفيذيين والمبدعين والشركاء المحتملين عبر المشاريع النشطة.
- إعداد ملخصات بحثية قصيرة مكتوبة قبل اجتماعات تطوير الأعمال والشركاء والضيوف.
- إجراء بحث وإعداد قائمة مختصرة لضيوف سلسلة Metabolic Majlis Founder، بما في ذلك الخلفية، والملاءمة، وطريق الاتصال.
- تتبع نشاط المنافس، وتطورات السوق، وفرص الشراكة، ووضع علامة على أي شيء ذي صلة.
دعم تطوير الأعمال والشراكات
- بناء وصيانة خط أنابيب التوعية والتعقب عبر مسارات عمل تطوير الأعمال النشطة، بما في ذلك شراكات الصالة الرياضية والمدربين الشخصيين، وحزم الصحة التنفيذية، وحزم الأداء، وعروض الشركات.
- قم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الخاصة بالتواصل الأول للمراجعة، وإرسالها بمجرد الموافقة عليها.
- تسجيل الردود، وجدول المتابعة، ومطاردة المحادثات التي أصبحت هادئة.
- إعداد وتنسيق مقترحات الشراكة والطوابق والمواد الداعمة.
دعم التسويق والاتصالات
- تحديث تقويم التسويق ومتعقب الحملة بأحدث حالة لكل عنصر.
- تنسيق الخدمات اللوجستية مع الوكالات والبائعين، بما في ذلك إرسال ملخصات، ومطاردة التسليمات، وتأكيد التواريخ.
- تنظيم ملفات التسويق والأصول والموافقات بحيث يكون من السهل دائمًا العثور على الإصدار الحالي.
- تتبع المواد التسويقية من خلال المراجعة التنظيمية والإعلانية في دولة الإمارات العربية المتحدة والمملكة المتحدة، ووضع علامة على ما يتم إرساله أو مسحه أو حظره.
الأحداث والبرامج
- تنسيق الخدمات اللوجستية للتصوير التسويقي، والأحداث، وإطلاق العيادات، وسلسلة مؤسسي المجلس الأيضي، بما في ذلك الأماكن والبائعين والضيوف والمواد.
- إعداد تشغيل وثائق العرض وقوائم الضيوف وحزم الإحاطة.
- إدارة متابعة ما بعد الحدث، بما في ذلك الشكر، وجمع الأصول، والتقاط جهات الاتصال.
تنسيق الموردين والبائعين
- الاحتفاظ بسجل حالي لكل عقد مورد نشط وتاريخ التجديد ونقطة الاتصال.
رفع ومتابعة مشكلات الموردين، مثل التسليم المتأخر أو التناقض في الفواتير، حتى يتم حلها.
- تنسيق الاتصالات اليومية بين كبير موظفي المشاركة والموردين بشأن الطلبات والتحديثات.
إدارة الاجتماعات والاتصالات
- جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، وحجز الغرف، وإرسال دعوات التقويم.
- حضور الاجتماعات الداخلية والشركاء والموردين حسب الحاجة، وتدوين الملاحظات، وامتلاك إجراءات المتابعة.
- العمل كنقطة الاتصال الأولى بين الإدارات والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن الاستفسارات اليومية.
- الرد على الاستفسارات عبر الهاتف والبريد الإلكتروني الخاصة بالوظيفة وتوجيه أي شيء يحتاج إلى اهتمام كبير موظفي المشاركة.
دعم المشروع
- تتبع الجداول الزمنية لمشاريع التسويق والشراكة وتطوير الأعمال والإبلاغ عن أي شيء يتخلف عن الركب.
- مراقبة التسليمات مقابل خطة المشروع ومتابعتها مع الأشخاص المسؤولين.
- تنظيم وصيانة وثائق المشروع بحيث يكون الإصدار الأحدث متاحًا دائمًا.
حفظ السجلات وإعداد التقارير والفواتير
- بناء وصيانة قواعد البيانات للعملاء المحتملين، والشركاء، والمبدعين، وجهات الاتصال الإعلامية، والعملاء المتوقعين للشركات، والموردين، والعقود.
- تجميع البيانات التي يحتاجها كبير موظفي المشاركة للتقارير الأسبوعية والشهرية.
- الحفاظ على أدوات التتبع والقوالب والمجلدات المشتركة بحيث تظل السجلات متسقة ويسهل تسليمها.
- تنسيق الأوراق الفاتورة للوظيفة وإعداد تقارير النفقات لمراجعة كبير موظفي المشاركة.
التسليمات الرئيسية
- تقويم مُدار، وجدول السفر، وصندوق الوارد الخاص برئيس قسم المشاركة.
- تقديم ملخصات بحثية قبل اجتماعات تطوير الأعمال والشركاء والضيوف.
- خط أنابيب محدث لتطوير الأعمال ومتعقب للتوعية، مع تسجيل المتابعات ومطاردتها.
- قواعد بيانات دقيقة وحديثة للعملاء المحتملين والشركاء والمبدعين ووسائل الإعلام والعملاء المتوقعين في الشركات والموردين والعقود.
- تقويم تسويقي محدث ومتعقب للحملات.
- تقديم الخدمات اللوجستية للفعاليات والبرامج، بما في ذلك سلسلة مؤسسي المجلس الأيضي.
- تتبع الجداول الزمنية للمشروع والتسليمات عبر مسارات العمل النشطة.
- ملاحظات الاجتماع وبنود العمل المتعقبة، مع تعميم جداول الأعمال والمواد مقدما.
- الملفات والمقترحات والموافقات المنظمة والحالية عبر التسويق والشراكات وتطوير الأعمال.
- سجلات الموردين والعقود الحالية، وأوراق النفقات والفواتير دون أي تراكم.
نطاق الدور وحدوده يمتلك المساعد ومنسق الأعمال التنفيذ اليومي والبحث والتنسيق وإدارة الاجتماعات وحفظ السجلات التي تدعم كبير مسؤولي المشاركة والوظائف التي يقودها، والعمل من الاتجاه الذي تحدده. لا يحدد الدور استراتيجية أو أولويات للتسويق أو الشراكة أو تطوير الأعمال، والتي تظل مع كبير مسؤولي المشاركة. فهو يتتبع ويحدد الجداول الزمنية للمشروع والتسليمات، ولا يملك نتائج المشروع أو قراراته، التي تبقى مع الشخص الذي يقود المشروع. وهو يدعم تطوير الأعمال من خلال البحث والإعداد للتواصل والتتبع والمتابعة، ولا يقود مفاوضات الشركاء أو يُلزم الشركة بالشروط. ولا تتفاوض على أسعار الموردين أو تعالج أوامر الشراء. تظل القرارات النهائية بشأن اختيار الموردين واختيار الشركاء وأولويات القسم في يد كبير مسؤولي المشاركة. يتعامل الدور مع المعلومات التجارية والشريكة والمعلومات الشخصية السرية، ومن المتوقع أن يمارس السلطة التقديرية في جميع الأوقات.
المتطلبات
التعليم والخبرة
- مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، ويفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التسويق أو التجارة أو مجال ذي صلة.
- خبرة سابقة في مساعد، أو تنسيق الأعمال، أو دور دعم مماثل، من الناحية المثالية دعم أحد كبار القادة عبر أكثر من وظيفة واحدة.
- الخبرة في مجال البحث، وبناء القائمة، أو تنسيق التوعية ميزة قوية.
- تعتبر شهادة إدارة المشروع أحد الأصول، وليست شرطًا.
المهارات الفنية
- يتمتع بخبرة تقنية حقيقية وسرعة في اختيار الأدوات والأنظمة الأساسية الجديدة دون الحاجة إلى الإمساك باليد.
- الثقة في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي يومًا بعد يوم للبحث والصياغة والتلخيص وتنظيم العمل.
- يتقن استخدام Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint، للتتبع وإعداد التقارير والعرض.
- العمل المريح في Notion والحفاظ على قواعد البيانات وأجهزة التتبع المشتركة عبر مشاريع متعددة.
- القدرة على العثور على المعلومات والتحقق منها وتلخيصها بسرعة من المصادر العامة.
المهارات الناعمة
- استباقية. يتوقع ما هو مطلوب ويتحرك عليه دون انتظار أن يطلب منه.
- اتصال كتابي قوي، قادر على تحويل البحث إلى ملخص قصير قابل للاستخدام وصياغة رسالة بريد إلكتروني واضحة لأول مرة.
- حكم ممتاز على ما يجب تصعيده، وما يجب التعامل معه، وما يمكن انتظاره.
- إدارة الوقت بشكل فعال عبر العديد من المهام المفتوحة والمواعيد النهائية.
- اهتمام قوي بالتفاصيل عبر السجلات والموجزات والمتعقبات.
- منظمة، مع نظام للحفاظ على المتتبعين، والملفات، والعقود الحالية.
- الحصول على ملكية المهمة بشكل مريح حتى اكتمالها دون إشراف دقيق.
- أداء المهام المتعددة بشكل جيد في بيئة سريعة الخطى ومحددة بالمواعيد النهائية.
- يتعامل مع الميزانيات والعقود والمعلومات التجارية السرية والمسائل الشخصية بنزاهة وتقدير.
