Tabbio
ENالعربية
تسجيل الدخول إلى التطبيق
قبل 3 أيام

المساعد التنفيذي للمؤسس والمدير العام

Aegis Group · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Entry

نبذة عن الوظيفة

نحن نقوم بتعيين مساعد تنفيذي لتقديم الدعم التنفيذي والتجاري رفيع المستوى والدعم الإداري الشخصي المختار للمؤسس والمدير العام. قم بإضفاء هيكل على الأولويات، وإعداد معلومات دقيقة، والتنسيق بين أصحاب المصلحة والتأكد من متابعة القرارات والالتزامات. يتطلب الدور مهارات حسابية قوية وفهمًا ماليًا ووعيًا تجاريًا ومبادرة وتنظيمًا ممتازًا في بيئة أعمال دولية سريعة الحركة. الدعم التنفيذي وتحديد الأولويات · إدارة تقويم العضو المنتدب واجتماعاته ومكالماته والتزاماته. تنسيق المناطق الزمنية وتغيير الأولويات. · إعداد جداول الأعمال وملخصات الاجتماعات والمعلومات الأساسية. التأكد من أن المدير العام لديه المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات. · الاحتفاظ بسجل كامل للمهام والمواعيد النهائية والقرارات المعلقة مع أصحابها الواضحين والخطوات التالية ونقاط التصعيد. · سجل قرارات وإجراءات الاجتماع. التنسيق مع الفرق المسؤولة والمتابعة حتى الانتهاء. · تحديد القضايا العاجلة في وقت مبكر وتقديم توصيات أو خيارات موجزة إلى العضو المنتدب. الدعم التجاري والمالي · مقارنة عروض الأسعار والمقترحات والأسعار والشروط التجارية وشروط الدفع. إعداد ملخصات واضحة للمراجعة. · إجراء حسابات دقيقة تشمل الكميات والمعدلات والنسب المئوية والتكاليف والهوامش. التحقيق في التناقضات. · قراءة التقارير المالية والإدارية وتلخيص الحركات الرئيسية وتنسيق التوضيح مع الزملاء الماليين. · إعداد تحليلات Excel وأجهزة التتبع والعروض التقديمية والتقارير الإدارية. الحفاظ على بيانات مصدر موثوقة وعمليات التحقق من الصحة. · دعم تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية ولوحات المعلومات باستخدام Excel وPower BI حيثما أمكن. العقود والوثائق · مراجعة الاتفاقيات والمناقصات وخطابات المشاركة والمراسلات لتحديد الشروط والالتزامات والتواريخ والمعلومات المفقودة والموافقات المطلوبة. · تنسيق الوثائق مع الفرق الداخلية والأطراف المقابلة والمستشارين المحترفين. تتبع التجديدات والمواعيد النهائية التعاقدية. · الاحتفاظ بسجلات منظمة للمستندات الموقعة والتعديلات والموافقات والإصدارات الحالية. التواصل والتنسيق بين أصحاب المصلحة · قم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والرسائل والمذكرات الموجزة والعروض التقديمية المهنية التي تعكس بدقة تعليمات المدير العام. · التنسيق بشكل فعال مع العملاء والموردين والمصرفيين والمحامين والاستشاريين وكبار المديرين التنفيذيين والزملاء. · تمثيل العضو المنتدب بشكل احترافي واستخدام التقدير المناسب وبناء علاقات عمل بناءة. · تأكيد التعليمات عند الحاجة وإبلاغ التقدم والعوائق والقرارات المطلوبة بوضوح. تنظيم النظم والتعلم · استخدم Notion والأدوات الأخرى المعتمدة لإدارة المهام وسجلات الاجتماعات وسجلات القرارات والمشاريع ومعلومات الأعمال. · حافظ على دقة حفظ الملفات وجهات الاتصال والتقويمات وأنظمة المتابعة وجعلها في متناول الزملاء المعتمدين. · تحسين سير العمل وإعداد التقارير مع التحقق من جودة وسرية البيانات والمخرجات المدعومة بالذكاء الاصطناعي. · التعرف على أعمال المجموعة وأصحاب المصلحة وإجراءاتها. تطبيق التعليقات وتحمل مسؤولية أكبر مع تطور القدرة. السفر والدعم التنفيذي الشخصي · تنسيق السفر وخطوط الرحلات والإقامة والمواعيد والخدمات اللوجستية، بما في ذلك التغييرات والطوارئ. · دعم المسائل الإدارية الشخصية المحددة التي يحددها المدير العام والحفاظ على السرية التامة.

المتطلبات

المؤهلات

· يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في التجارة أو المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو الاقتصاد أو أي تخصص ذي صلة. · معرفة عملية قوية بالمحاسبة والمالية، بما في ذلك الربح والخسارة والميزانية العمومية والتدفق النقدي والهوامش والميزانيات وتحليل التباين ورأس المال العامل. · إتقان متقدم لبرنامج Excel، بما في ذلك البحث والصيغ الشرطية والجداول المحورية وتنظيف البيانات والمخططات والتقارير الإدارية. · لغة إنجليزية ممتازة تحدثًا وكتابة، مع القدرة على إعداد مراسلات مهنية موجزة وموجزات تنفيذية. · إتقان قوي لبرنامج Word وPowerPoint وOutlook وإدارة المهام الرقمية. إتقان الفكرة مطلوب بشدة. · مهارات Power BI المتوسطة مرغوبة للغاية. تعد Power Query والنمذجة المالية وأتمتة سير العمل وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو الإلمام بالنظام المحاسبي من المزايا الإضافية. · تعتبر الشهادات ذات الصلة في مجال التمويل أو Excel أو Power BI أو إدارة المشاريع مفيدة ولكنها لا تحل محل الدليل العملي على القدرة.

الخبرة

· يفضل ما يقرب من 5-12 سنة من الخبرة المهنية ذات الصلة. · خبرة مثبتة في دعم المؤسس أو الرئيس التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة أو العضو المنتدب أو الشريك الأول أو محترف الاستثمار أو مدير مكتب العائلة. · خبرة في الجمع بين الدعم التنفيذي والتحليل التجاري أو التقارير المالية أو تنسيق المشروع أو المتابعة الإدارية. · التعرض العملي للمستندات التجارية والعقود والمعلومات المالية والتنسيق مع المستشارين المحترفين أو الأطراف المقابلة. · دليل على إدارة الأولويات المتعددة والمواعيد النهائية وأصحاب المصلحة في الأعمال التجارية الدولية أو التجارية سريعة الخطى. · قد يشمل التعرض للقطاع ذي الصلة السلع أو الشحن أو التجارة أو الاستثمار أو الخدمات المصرفية أو الاستشارات أو الخدمات المهنية أو غيرها من الأعمال التجارية المكثفة. السلطة والمساءلة يمتلك EA التنسيق والمتابعة للمسائل المعينة، بما في ذلك العمل الذي يؤديه الآخرون. يجب على EA التصرف ضمن السلطة المفوضة وتصعيد القرارات التي تتطلب الموافقة. تبقى الالتزامات المالية والقبول التعاقدي والمشورة القانونية مع الإدارة المعتمدة والمستشارين المحترفين.

الفوائد · بيئة عمل ديناميكية وداعمة. · فرص النمو والتطوير المهني. · فرصة العمل بشكل وثيق مع القيادة العليا وإحداث تأثير كبير على نجاح الشركة.

المسؤوليات

1Executive support and prioritisation
2· Manage the MD’s calendar, meetings, calls and commitments; coordinate time zones and changing priorities.
3· Prepare agendas, meeting briefs and background information; ensure the MD has the information needed for decisions.
4· Maintain a complete register of tasks, deadlines and pending decisions with clear owners, next steps and escalation points.
5· Record meeting decisions and actions; coordinate with responsible teams and follow up until completion.
6· Identify urgent issues early and bring concise recommendations or options to the MD.
7Commercial and financial support
8· Compare quotations, proposals, prices, commercial terms and payment conditions; prepare clear summaries for review.

المتطلبات

1Qualifications
2· A bachelor’s degree in commerce, accounting, finance, business administration, economics or a related discipline is preferred.
3· Strong practical knowledge of accounting and finance, including P&L, balance sheets, cash flow, margins, budgets, variance analysis and working capital.
4· Advanced Excel proficiency, including lookup and conditional formulas, pivot tables, data cleaning, charts and management reporting.
5· Excellent spoken and written English, with the ability to prepare concise professional correspondence and executive briefs.
6· Strong proficiency in Word, PowerPoint, Outlook and digital task management; Notion proficiency is strongly desired.
7· Intermediate Power BI skills are highly desirable. Power Query, financial modelling, workflow automation and ERP or accounting-system familiarity are additional advantages.
8· Relevant certifications in finance, Excel, Power BI or project management are advantageous but do not replace practical evidence of capability.
9Experience
10· Approximately 5–12 years of relevant professional experience is preferred.
11· Demonstrated experience supporting a Founder, CEO, Chairman, Managing Director, senior partner, investment professional or family office principal.
12· Experience combining executive support with commercial analysis, financial reporting, project coordination or management follow-up.
13· Practical exposure to commercial documents, contracts, financial information and coordination with professional advisers or counterparties.
14· Evidence of managing multiple priorities, deadlines and stakeholders in a fast-paced entrepreneurial or international business.

المزايا

1· A dynamic and supportive work environment.
2· Opportunities for professional growth and development.
3· The chance to work closely with senior leadership and make a significant impact on the company's success.

المهارات والوسوم

AEProject ManagementAccountingFinancial ReportingBankingExcelPower BILogisticsAdministrationExecutive Assistant
قدّم على هذه الوظيفة
الخصوصية

احجز رابط tabbio
قبل أن يُحجز