قبل 4 أيام
مدير المكتب | دبي
Seaborne Shipbrokers S.A. · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
نبذة عن الوظيفة
Seaborne Shipbrokers S.A. هي شركة رائدة في مجال توفير خدمات وساطة السفن التي تركز على العملاء، وتقدم الخبرة في البيع والشراء، ومقاولات المباني الجديدة، والتأجير، والاستشارات المالية، والأبحاث، والتقييمات لأصحاب السفن، ومستثمري الأسهم الخاصة والعامة، ومؤسسات الائتمان. نحن نبحث حاليًا عن مدير مكتب لمكتبنا في دبي، والذي سيقدم دعمًا إداريًا رفيع المستوى لفريقنا ويعمل كشريك مهم في ضمان التشغيل السلس للأنشطة اليومية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
المسؤوليات
- توفير الدعم الإداري والمكتبي الشامل لضمان سلاسة العمليات اليومية
- إدارة وترتيب أولويات التقويمات وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للفريق
- الاتصال بالموردين والعملاء والأطراف الخارجية الأخرى لمعالجة وحل المشكلات الروتينية
- متابعة استباقية للمسائل المعلقة لضمان حل سريع
- إعداد وتنظيم الوثائق حسب الحاجة، والحفاظ على الدقة وسهولة الوصول إليها
- بمثابة نقطة الاتصال الأولى، وفحص وتوجيه المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات
- تخطيط وتنسيق الأحداث والمؤتمرات والاجتماعات، وضمان جميع الخدمات اللوجستية في مكانها الصحيح
- التعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية والحفاظ على السرية التامة
- الإشراف على تقارير النفقات والفواتير والميزانيات الخاصة بمكتب المدير التنفيذي
- القيام بمهام أو مشاريع إدارية إضافية كما هو مطلوب
المتطلبات
- الحد الأدنى 3-5 سنوات الخبرة السابقة في دور مماثل
- الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) والأدوات الأخرى ذات الصلة
- خبرة في دعم كبار المديرين التنفيذيين أو العملاء الخارجيين أو الموردين
- إتقان اللغة الإنجليزية والعربية للأعمال
- مؤهل للعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت استثنائية
- القدرة على تحديد الأولويات وتعدد المهام في بيئة سريعة الخطى
الفوائد
- فرص النمو والتطوير المهني
- بيئة عمل ودية وتعاونية وداعمة
- مرافق ومعدات مكتبية حديثة
المسؤوليات
1Provide comprehensive administrative and office support to ensure smooth daily operations
2Manage and prioritize calendars , scheduling meetings, appointments, and travel arrangements for the team
3Liaise with suppliers, clients, and other external parties to address and resolve routine issues
4Proactively follow up on outstanding matters to ensure prompt resolution
5Prepare and organize documents as needed, maintaining accuracy and accessibility
6Serve as the first point of contact , screening and routing incoming calls, emails, and inquiries
7Plan and coordinate events, conferences, and meetings , ensuring all logistics are in place
8Handle sensitive information with professionalism and uphold strict confidentiality
المتطلبات
1Minimum 3-5 years previous experience in a similar role
2Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant tools
3Experience supporting senior executives, external clients, or suppliers
4Business-fluent English and Arabic
5Eligible to work in the United Arab Emirates
6Exceptional organizational and time-management skills
7Ability to prioritize and multitask in a fast-paced environment
المزايا
1Opportunities for professional growth and development
2Friendly, collaborative, and supportive working environment
3Modern office facilities and equipment
المهارات والوسوم
AdministrationAEExcelLogisticsEnglish
