اليوم
مدير المكتب (مومباي)
2070Health · Mumbai, Maharashtra, India
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Manager
نبذة عن الوظيفة
عنوان الدور: - مدير المكتب
حول الدور نحن صندوق استثماري واستوديو في مجال الرعاية الصحية. يعد مكتبنا الجديد Lower Parel بيئة عالية الطاقة يضم أكثر من 12 عضوًا في الفريق يعملون في العديد من الشركات الناشئة في مجال الرعاية الصحية وسوف يعج بالكثير من المؤسسين الضيوف والمستثمرين والمديرين التنفيذيين للرعاية الصحية. نحن نبحث عن مدير مكتب ومضيف مكتب استقبال حاد ومصقول واستباقي ليكون الوجه والعمود الفقري التشغيلي لمكتبنا. هذا دور عالي الثقة ويتطلب مهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين وشعورًا قويًا بالملكية.
المسؤوليات الرئيسية
أ. مكتب الاستقبال والتعامل مع العملاء
- الترحيب والترحيب بالمؤسسين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين بطريقة احترافية في منطقة الاستقبال والانتظار
- تنسيق الخدمات اللوجستية للزوار بما في ذلك تخصيص أماكن وقوف السيارات، والوصول إلى المبنى
- تنسيق حجوزات قاعة الاجتماعات وقاعة الاجتماعات. إعداد المعدات السمعية والبصرية حسب الحاجة
ب. العمليات الداخلية والإدارة
- الحفاظ على تعقب للنفقات المتكررة، والاشتراكات، وملخصات تكاليف المكتب الشهرية لتقديم التقارير إلى فريق المالية المركزية. الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات للوثائق المكتبية
- الاتصال بإدارة المبنى والأمن والموردين الخارجيين للصيانة والإصلاحات وخدمة AMC
- الإشراف على مخزون المؤن والمكاتب. رفع طلبات الشراء بشكل استباقي
- التنسيق يوميا مع موظفي التدبير المنزلي لضمان استيفاء معايير نظافة المكاتب، وتجديد المواد الاستهلاكية، والنظافة
- الاحتفاظ بسجلات المصروفات النثرية اليومية وتقديم البيانات الدورية
- إدارة سجل البريد السريع والإرسال وتتبع المستندات والطرود الواردة والصادرة
ج. إدارة التقاويم المتعددة
- الاتصال والعمل مع رؤسائنا عبر المواقع لحجز الاجتماعات لهم
- إدارة التقاويم دون أي تداخل وبشكل استباقي
د. تنظيم المواقع الخارجية والفعاليات
- العمل مع الفريق الداخلي لإعطاء خيارات بشأن البائعين وتنسيق الأحداث
- اتخاذ مبادرات بشكل استباقي لإعداد وتنسيق الطلبات الخاصة بالعشاء الداخلي وما إلى ذلك،
المتطلبات
الخلفية التعليمية
- تخرج في أي تخصص (BA / B Com / BMS / إدارة الفنادق أو ما يعادلها)
- الكفاءة في MS Office Suite: أساسيات Excel وWord وOutlook أمر لا بد منه
- 4-5+ سنوات في مكتب أمامي، أو مسؤول مكتب، أو مساعد تنفيذي، أو دور إدارة مكتب
- الإلمام بإدارة البائعين ومسك الدفاتر الأساسية. تعد إدارة الفاتورة ميزة إضافية قوية
المهارات والصفات
- التواصل الشفهي والكتابي بطلاقة باللغة الإنجليزية. مطلوب إتقان اللغة الهندية. المهاراتية زائد.
- القدرة على القيام بمهام متعددة والبقاء تحت الضغط خلال فترات النشاط العالي
- الاستعداد للتواجد في عطلات نهاية الأسبوع أحيانًا لحضور الاجتماعات المهمة (سيتم تقديم إشعار مسبق)
- هذا دور بدوام كامل، في الموقع. لا عمل من المنزل
المسؤوليات
1Role Title: - OFFICE MANAGER
2ABOUT THE ROLE
3KEY RESPONSIBILITIES
4A. Front Desk & Client-Facing
5Welcome and greet founders, investors and other stakeholders in a professional manner at the reception and waiting area
6Coordinate visitor logistics including parking slot allocation, and building access
7Coordinate boardroom and meeting room bookings; set up audio-visual equipment as required
8B. Internal Operations & Administration
المتطلبات
1Educational Background
2Graduate in any discipline (BA / B Com / BMS / Hotel Management or equivalent)
3Proficiency in MS Office Suite: Basic Excel, Word, and Outlook is a must Experience
44-5+ years in a front desk, office admin, executive assistant, or office management role
5Familiarity with vendor management and basic bookkeeping. Bill management is a strong plus
6Skills & Attributes
7Fluent verbal and written communication in English; Hindi proficiency required; Marathi is a plus.
8Ability to multitask and remain composed under pressure during high-activity periods
9Willingness to be available on weekends occasionally for important meetings (prior notice will be given)
10This is a full-time, on-site role. No work from home
المهارات والوسوم
2070 HealthINAccountingExcelHospitalityFront OfficeHousekeepingLogisticsAdministrationExecutive Assistant
