أمس
موظف استقبال
ProgressSoft · Amman, Amman Governorate, Jordan
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Onsite
نبذة عن الوظيفة
نحن نتطلع إلى توظيف موظف استقبال استباقي ومنظم جيدًا للانضمام إلى ProgressSoft وتقديم دعم فعال لمكتب الاستقبال والدعم الإداري. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن خلق تجربة ترحيبية ومهنية للزوار والمتصلين، وتنسيق الأنشطة الإدارية اليومية، ودعم الفريق بالمهام الإدارية العامة.
المسؤوليات
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتحديد الغرض من المتصلين، وإعادة توجيه المكالمات إلى الموظفين أو الإدارة المناسبة.
- الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالشركة وتزويد المتصلين بعنوان الشركة والاتجاهات والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
- الترحيب بزوار الشركة وتحديد طبيعة أعمالهم والإعلان عن الزوار للموظفين المناسبين.
- تنظيم وصيانة نظام حفظ الملفات، وحفظ الوثائق والسجلات بشكل منهجي ويمكن استرجاعها بسهولة.
- صيانة أجهزة الفاكس، ومساعدة المستخدمين، وإرسال الفاكسات، واسترداد وتوجيه الفاكسات الواردة.
- إنشاء وطباعة أوراق غلاف الفاكس والمذكرات والمراسلات والتقارير والمستندات الأخرى عند الضرورة.
- أداء واجبات كتابية أخرى حسب الحاجة، مثل حفظ الملفات والتصوير والمقارنة.
- كتابة المراسلات الخارجية باستخدام المعلومات المقدمة من موظفي الإدارة وطباعة المراسلات وتحديد أرقام الإصدار وإرسالها إلى الجهات المعنية.
- أداء واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة كما تم تعيينها من قبل مدير الإدارة.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 1-3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور موظف استقبال أو مكتب أمامي أو إداري.
- مهارات الاتصال الشفهية والكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office.
- مهارات تنظيمية وتنسيقية ومتابعة قوية.
- المظهر المهني والتوجه القوي لخدمة العملاء.
- القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
- مهارات التعامل مع الآخرين قوية والقدرة على التواصل بشكل فعال مع الزوار والموظفين.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتقدير عند التعامل مع معلومات الشركة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة في التعامل مع المراسلات والوثائق.
- حسن إدارة الوقت ومهارات حل المشكلات.
- القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.
المسؤوليات
1Answer incoming telephone calls, determine the purpose of callers, and forward calls to the appropriate personnel or department.
2Answer questions about the company and provide callers with the company’s address, directions, and other relevant information.
3Welcome company visitors, determine the nature of their business, and announce visitors to the appropriate personnel.
4Organize and maintain the filing system, keeping documents and records systematic and easily retrievable.
5Maintain fax machines, assist users, send faxes, and retrieve and route incoming faxes.
6Create and print fax cover sheets, memos, correspondence, reports, and other documents when necessary.
7Perform other clerical duties as needed, such as filing, photocopying, and collating.
8Type external correspondence using information provided by management staff, print the correspondence, assign issuance numbers, and send it to the concerned parties.
المهارات والوسوم
JOFront OfficeAdministration
