قبل 9 أيام
مساعد تنفيذي
Hire Fellows · Al Jasra, Northern Governorate, Bahrain
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Hybrid
Entry
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي استباقي ومنظم للغاية للانضمام إلى بيئة عمل ديناميكية، وتوفير الدعم المهني والشخصي المخصص لرجل أعمال ومستثمر بارز. يتضمن الدور إدارة الأولويات الإدارية اليومية، وتنسيق الجداول الزمنية والاتصالات، والإشراف على المتابعات، ودعم مبادرات الأعمال المستمرة والمسائل الشخصية. سيكون المرشح المثالي شخصًا موثوقًا وواسع الحيلة يمكنه العمل بشكل مستقل وتوقع الاحتياجات وإدارة الأولويات المتنافسة والتأكد من التعامل مع الالتزامات والمسؤوليات بكفاءة. يتطلب هذا المنصب مستوى عالٍ من التقدير والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على بناء علاقة عمل موثوقة مع المدير التنفيذي.
المسؤوليات
- إدارة وتنسيق التقويم التنفيذي والاجتماعات والمواعيد وتحديد الأولويات.
- رصد وتنظيم الاتصالات الواردة، وتسليط الضوء على المسائل الهامة، والمساعدة في صياغة الردود وإدارة المتابعات.
- إعداد جداول أعمال الاجتماع والمواد الإعلامية والمعلومات الأساسية ذات الصلة قبل الاجتماعات المقررة.
- تدوين ملاحظات موجزة عن الاجتماع، وتوثيق القرارات الرئيسية، وتتبع عناصر العمل لضمان المتابعة في الوقت المناسب.
- تنسيق ترتيبات السفر التجارية والشخصية، وخطوط الرحلات، والخدمات اللوجستية ذات الصلة.
- دعم تنسيق مبادرات الأعمال الجارية والمشاريع، وتتبع التقدم، والمواعيد النهائية، والمهام المعلقة.
- الحفاظ على أدوات التتبع ولوحات المعلومات المنظمة لرصد الأولويات والالتزامات والتقدم المحرز مقابل الأهداف الفصلية والسنوية.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لجمع التحديثات، وإبلاغ الأولويات، وضمان اكتمال المهام في الوقت المحدد.
- إجراء البحوث وإعداد الملخصات وتنظيم المعلومات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
- المساعدة في المسائل الإدارية الشخصية، والمواعيد، والتحفظات، والهدايا، والترتيبات الأخرى حسب الحاجة.
- تحديد المسائل المعلقة بشكل استباقي، وتوقع الأولويات القادمة، ومعالجة المهام التي تتطلب الاهتمام.
- التعامل مع المعلومات الشخصية والمهنية الحساسة بأعلى مستوى من السرية والتقدير.
المتطلبات
- 2-3 سنوات من الخبرة في مساعد تنفيذي، مساعد شخصي، أو دور دعم إداري مماثل.
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة بشكل ممتاز. إجادة اللغة العربية هي ميزة قوية.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية، مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة المسؤوليات المتعددة بشكل فعال.
- مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة.
- الكفاءة في Google Workspace وNotion.
- الإلمام بأدوات الإنتاجية وإدارة المشاريع ميزة.
- الاهتمام القوي بالتفاصيل والقدرة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومتابعة المسائل المعلقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل، وأخذ زمام المبادرة، وممارسة الحكم السليم دون إشراف مستمر.
- مستويات عالية من الاحتراف والنزاهة والتقدير والسرية.
- القدرة على التكيف والمرونة عند التعامل مع الأولويات المتغيرة والمسؤوليات المهنية والشخصية.
- القدرة على العمل في ترتيب مختلط، مع 2-3 أيام في الأسبوع في الموقع في البحرين.
المسؤوليات
1Manage and coordinate the executive's calendar, meetings, appointments, and scheduling priorities.
2Monitor and organize incoming communications, highlight important matters, and assist with drafting responses and managing follow-ups.
3Prepare meeting agendas, briefing materials, and relevant background information ahead of scheduled meetings.
4Take concise meeting notes, document key decisions, and track action items to ensure timely follow-through.
5Coordinate business and personal travel arrangements, itineraries, and related logistics.
6Support the coordination of ongoing business initiatives and projects, tracking progress, deadlines, and outstanding tasks.
7Maintain organized trackers and dashboards to monitor priorities, commitments, and progress against quarterly and annual objectives.
8Coordinate with internal and external stakeholders to gather updates, communicate priorities, and ensure tasks are completed on time.
المتطلبات
12–3 years of experience in an Executive Assistant, Personal Assistant, or similar administrative support role.
2Excellent command of written and spoken English; Arabic proficiency is a strong advantage.
3Strong organizational and time-management skills, with the ability to prioritize and manage multiple responsibilities effectively.
4Excellent written and verbal communication skills.
5Proficiency in Google Workspace and Notion.
6Familiarity with productivity and project management tools is an advantage.
7Strong attention to detail and the ability to maintain accurate records and follow up on outstanding matters.
8Ability to work independently, take initiative, and exercise sound judgment without constant supervision.
9High levels of professionalism, integrity, discretion, and confidentiality.
10Adaptability and flexibility when handling changing priorities and both professional and personal responsibilities.
11Ability to work in a hybrid arrangement, with 2–3 days per week onsite in Bahrain.
المهارات والوسوم
BHProject ManagementLogisticsAdministrationExecutive Assistant
