أول أمس
منسق اداري
PetroApp · Cairo, Cairo Governorate, Egypt
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Onsite
نبذة عن الوظيفة
تبحث PetroApp عن منسق إداري منظم واستباقي لدعم العمليات اليومية السلسة للمكتب. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية واتصالات قوية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على إدارة المهام الإدارية المتعددة بكفاءة مع الاستجابة للاحتياجات التشغيلية اليومية.
المسؤوليات الرئيسية
- الاحتفاظ بسجلات مناسبة للوازم المكتبية والمشتريات والنفقات ذات الصلة.
- تنسيق متطلبات صيانة المكاتب والإصلاحات والمسائل المتعلقة بالمرافق.
- مراقبة المعدات والمرافق المكتبية للتأكد من أنها تظل فعالة وفي حالة جيدة.
- الإبلاغ عن الصيانة العاجلة أو المخاوف المتعلقة بالسلامة وتصعيدها إلى الفريق المسؤول.
- التأكد من أن المرافق والخدمات المكتبية متوفرة وتشغيلية عند الحاجة.
- تنسيق تسليم المستندات وأوراق العمل وغيرها من المواد المتعلقة بالمكتب بين مكتب PetroApp في مصر ومواقع المكاتب المعينة الأخرى.
- التأكد من تسليم المستندات الهامة بشكل آمن وفي الوقت المحدد.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعاملات المصروفات النثرية والاحتفاظ بالإيصالات والفواتير الداعمة.
- تقديم تقارير المصروفات وتسويات المصروفات النثرية وفقاً لسياسات الشركة.
- الحصول على الموافقات المطلوبة قبل إجراء عمليات الشراء أو تحمل النفقات.
- التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات للحصول على عروض الأسعار وترتيب عمليات الشراء.
- متابعة طلبات الشراء وعمليات التسليم والفواتير والمدفوعات مع الفرق الداخلية ذات الصلة.
- الاحتفاظ بسجلات منظمة للموردين وعروض الأسعار واتفاقيات الخدمة.
- ضمان امتثال المشتريات للميزانيات المعتمدة والإجراءات الداخلية.
- دعم فرق الإدارة والعمليات بالمهام الإدارية اليومية والطلبات الخاصة.
- المساعدة في إعداد المكتب، ومتطلبات مكان عمل الموظف، وأنشطة الشركة الداخلية عند الحاجة.
- الحفاظ على السجلات الإدارية المنظمة والوثائق.
المتطلبات
المؤهلات والمتطلبات
- يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 1 سنة من الخبرة في إدارة المكاتب، وتنسيق المرافق، أو دور مماثل.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت وتعدد المهام جيدة.
- مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين قوية.
- المعرفة الأساسية ببرامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وOutlook.
- خبرة في التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات وفرق الصيانة.
- الفهم الأساسي لإدارة المصروفات النثرية، وتتبع النفقات، والوثائق.
- القدرة على العمل بشكل مستقل، وأخذ زمام المبادرة، وحل المشاكل التشغيلية اليومية.
- المرونة في التعامل مع الطلبات العاجلة والمهمات المتعلقة بالعمل في بعض الأحيان.
الفوائد
- التأمين الصحي الخاص
- مكافأة الأداء
- مسار النمو والتطوير الوظيفي
المسؤوليات
1Maintain proper records of office supplies, purchases, and related expenses.
2Coordinate office maintenance requirements, repairs, and facilities-related issues.
3Monitor office equipment and facilities to ensure they remain functional and in good condition.
4Report and escalate urgent maintenance or safety concerns to the responsible team.
5Ensure that office utilities and services are available and operational when needed.
6Coordinate the delivery of documents, work papers, and other office-related materials between PetroApp's Egypt office and other designated office locations.
7Ensure that important documents are delivered securely and on time.
8Keep accurate records of petty cash transactions and retain supporting receipts and invoices.
المتطلبات
1Bachelor's degree in Business Administration or a related field is preferred.
21 year of experience in office administration, facilities coordination, or a similar role.
3Good organizational, time-management, and multitasking skills.
4Strong communication and interpersonal skills.
5Basic knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
6Experience coordinating with suppliers, service providers, and maintenance teams.
7Basic understanding of petty cash management, expense tracking, and documentation.
8Ability to work independently, take initiative, and solve day-to-day operational problems.
9Flexibility to handle urgent requests and occasional work-related errands.
المزايا
1Private Health Insurance
2Performance Bonus
3Career Growth and Development Track
المهارات والوسوم
Human ResourcesEGExcelAdministration
