أول أمس
مراقب المستندات
CLEAR · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
نبذة عن الوظيفة
ملخص الوظيفة نحن نبحث عن مراقب مستندات ذي خبرة لإدارة وصيانة جميع وثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن التحكم في مستندات المشروع وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها مع ضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومعايير التحكم في المستندات والمتطلبات التعاقدية.
المسؤوليات الرئيسية
- إنشاء وصيانة نظام فعال لمراقبة الوثائق لجميع وثائق المشروع.
- استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع الوثائق الواردة والصادرة.
- ضمان مراجعة جميع وثائق المشروع بشكل صحيح، والموافقة عليها، وإصدارها وفقا لإجراءات مراقبة الوثائق.
- الحفاظ على سجلات وثيقة دقيقة، وسجلات، وأنظمة التتبع.
- مراقبة المراجعات والتأكد من أن أحدث المستندات المعتمدة فقط متاحة لاستخدام المشروع.
- التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات.
- أرشفة وثائق المشروع بالتنسيقين الإلكتروني والورقي وفقًا لسياسات الشركة.
- إعداد عمليات إرسال المستندات والمراسلات والتقارير.
- مراقبة الجداول الزمنية لتقديم المستندات ومتابعة المستندات المتأخرة.
- دعم فرق الهندسة والمشروع من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى وثائق المشروع.
- المساعدة في عمليات مراجعة حسابات المشروع من خلال توفير سجلات التوثيق كاملة ومنظمة.
- الحفاظ على سرية وأمن معلومات المشروع وسجلاته.
- ضمان الامتثال لأنظمة إدارة الجودة، وإجراءات مراقبة الوثائق، والمتطلبات التعاقدية.
المتطلبات
- المؤهلات
- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو أي مجال ذي صلة.
- الحد الأدنى 5+ سنوات من الخبرة كمراقب وثائق في مشاريع البناء أو الهندسة.
- خبرة في العمل مع الاستشاريين والمقاولين، وفرق المشاريع متعددة التخصصات.
- الإلمام بمعايير مراقبة الوثائق وأنظمة إدارة الجودة.
- يفضل خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- المهارات الفنية
- الكفاءة في Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).
- خبرة مع أنظمة إدارة المستندات مثل Aconex، أو Procore، أو SharePoint، أو Autodesk Construction Cloud (ACC)، أو منصات EDMS المماثلة.
- معرفة قوية بترقيم المستندات، ومراقبة المراجعة، وأنظمة حفظ الملفات، وإجراءات الإرسال.
- ممتاز في إدخال البيانات، وإدارة السجلات، ومهارات إعداد التقارير.
- الكفاءات الأساسية
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
- الاهتمام العالي بالتفاصيل والدقة.
- مهارات الاتصال والتنسيق قوية.
- القدرة على إدارة مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
- أسيوط
- الهوية والاحترافية.
- حل المشكلات والمهارات التحليلية.
- العمل الجماعي والتعاون.
- قدرات قوية في مجال التوثيق وإدارة السجلات.
المسؤوليات
1Establish and maintain an efficient document control system for all project documentation.
2Receive, register, classify, and distribute incoming and outgoing documents.
3Ensure all project documents are properly reviewed, approved, and issued according to document control procedures.
4Maintain accurate document registers, logs, and tracking systems.
5Control revisions and ensure that only the latest approved documents are available for project use.
6Coordinate with project teams, consultants, contractors, and clients regarding document submissions and approvals.
7Archive project documents in both electronic and hard-copy formats in accordance with company policies.
8Prepare document transmittals, correspondence, and reports.
المتطلبات
1Qualifications
2Diploma or Bachelor's degree in Business Administration, Information Management, Engineering, or a related field.
3Minimum 5+ years of experience as a Document Controller in construction or engineering projects.
4Experience working with consultants, contractors, and multidisciplinary project teams.
5Familiarity with document control standards and quality management systems.
6Experience using Electronic Document Management Systems (EDMS) is preferred.
7Technical Skills
8Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
9Experience with document management systems such as Aconex , Procore , SharePoint , Autodesk Construction Cloud (ACC) , or similar EDMS platforms.
10Strong knowledge of document numbering, revision control, filing systems, and transmittal procedures.
11Excellent data entry, record management, and reporting skills.
12Core Competencies
13Excellent organizational and time management skills.
14High attention to detail and accuracy.
المهارات والوسوم
SMSAAuditExcelCompliance
