مدير مكتب ومساعد تنفيذي - عقد لمدة 5 أشهر
نبذة عن الوظيفة
حول نيوبيرجر: تأسست شركة Neuberger في عام 1939 للقيام بشيء واحد: تقديم نتائج استثمارية مقنعة لعملائنا على المدى الطويل. ويظل هذا هو هدفنا الوحيد اليوم، مدفوعًا بثقافة متجذرة في البحث الأساسي العميق، والسعي وراء رؤية الاستثمار والابتكار المستمر نيابة عن العملاء، ويتم تسهيله من خلال التبادل الحر للأفكار عبر المنظمة. باعتبارها مدير استثمار خاص ومستقل ومملوك للموظفين، تتوافق Neuberger هيكليًا مع المصالح طويلة المدى لعملائنا. ليس لدينا أحد الوالدين الخارجيين أو المساهمين العامين لخدمتهم، ولا خطوط عمل أخرى تصرف انتباهنا عن مهمتنا الأساسية، ومع استثمار موظفينا وعائلاتهم جنبًا إلى جنب مع عملائنا - بالإضافة إلى 100٪ من التعويضات النقدية المؤجلة للموظفين المرتبطة مباشرة باستراتيجيات الفريق والشركة - نحن حقًا في هذا معًا. من خلال مكاتبها في 40 مدينة حول العالم، تدير نيوبرجر مجموعة من استراتيجيات الأسهم والدخل الثابت والأسهم الخاصة وصناديق التحوط نيابة عن المؤسسات والمستشارين والمستثمرين الأفراد في جميع أنحاء العالم. مع أكثر من 700 متخصص في الاستثمار وأكثر من 2900 موظف في المجمل، قامت نيوبيرجر ببناء فريق متنوع من الأفراد المتحدين في التزامهم بنتائج العملاء والتميز الاستثماري. لقد منحتنا ثقافتنا معدلات استبقاء تُحسد عليها بين كبار موظفي الاستثمار لدينا، وقد أكسبتنا الاستشهادات في الشركات ذات التصنيف الأعلى (من بين تلك التي تضم 1000 موظف أو أكثر) في استطلاع المعاشات والاستثمارات "أفضل أماكن العمل في إدارة الأموال" كل عام منذ عام 2013. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة موقعنا على www.neuberger.com. نظرة عامة على المنصب: نحن نبحث عن مدير مكتب ومساعد تنفيذي من ذوي الخبرة للانضمام إلينا بعقد مدته 5 أشهر. ستكون لاعبًا جماعيًا قويًا وتتمتع بمهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال، إلى جانب القدرة على إظهار المبادرة - توقع احتياجات قاعدة عملائك بشكل استباقي. المسؤوليات الأساسية: الدعم الإداري والفريق
- تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق
- التأكد من تسجيل تقارير الاجتماعات بدقة في Salesforce
- صيانة وتنظيم ومراجعة إدخالات التقويم لأعضاء الفريق، والتأكد من بقاءهم على اطلاع كامل بتفاصيل الاجتماع الدقيقة والخدمات اللوجستية والملاحظات
- جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية والمكالمات الجماعية. تنسيق حجوزات الغرف ووجبات الغداء والترتيبات ذات الصلة
- توفير التغطية الهاتفية للفريق حسب الحاجة. الرد على عدد كبير من المكالمات الحساسة للوقت وفحصها وتوجيهها، وتوصيل رسائل دقيقة ومفصلة
- توفير غطاء مؤقت للمساعدين التنفيذيين للفريق الآخر حسب الضرورة
السفر والفعاليات والتنسيق
- تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل البري
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للحملات الترويجية في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، بما في ذلك جداول الأعمال والخدمات اللوجستية والجداول الزمنية والتأشيرات ومتطلبات الزوار
- توقع النطاق الكامل لاحتياجات زيارات العملاء والتنسيق داخليًا حسب الاقتضاء
- الحفاظ على وإدارة سجل الاجتماعات السنوية للشركاء العامين ومؤتمرات الصناعة الأخرى
- تسجيل أعضاء الفريق للمؤتمرات والمناسبات، وتنسيق جميع الخدمات اللوجستية المرتبطة بها
- العمل كحلقة وصل رئيسية للفريق مع المجموعات الداخلية ومجالات الدعم عبر الشركة
إدارة التمويل والبائعين
- معالجة النفقات التجارية للفريق وإجراء تسوية شهرية لبيانات بطاقة الشركة
- تنسيق مهام الطباعة مع الطابعات الداخلية أو الخارجية، حسب الاقتضاء
- الحفاظ على اللوازم المكتبية وإدارة العديد من بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات، بما في ذلك إدارة المرافق، والضيافة، والتدبير المنزلي
إدارة المكاتب والمرافق
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمسائل المتعلقة بالمكتب، بما في ذلك المرافق واتصالات المالك والتصاريح والصيانة المستمرة
- التأكد من أن مكتب الرياض يظل يعمل بكامل طاقته، وتنسيق أي إعداد مكتبي أو متطلبات تشغيلية
- الاتصال بتكنولوجيا المعلومات بشأن إعدادات مؤتمرات الفيديو أو المسائل الأخرى التي تتطلب دعم تكنولوجيا المعلومات
- المساعدة في أرشفة المكتب السنوية
الموارد البشرية والامتثال المحلي (الرياض)
- العمل كنقطة اتصال لمكتب الرياض فيما يتعلق بمسائل الموارد البشرية اليومية
- دعم تأهيل الموظفين الجدد
- إدارة البوابات المحلية مثل قوة والتأمينات الاجتماعية، بما في ذلك العقود والتجديدات ومتابعة الموظفين
- تنسيق طلبات الحصول على تأشيرة الموظف ووثائق السفر المطلوبة
المتطلبات الرئيسية / المؤهلات: (ضرورية ما لم ينص على خلاف ذلك)
- الخبرة كمساعد تنفيذي، مساعد الدعم، أو في دور آخر ذي صلة داخل صناعة الخدمات المالية
- القدرة على الأداء الفعال في بيئة سريعة الخطى
- القدرة على العمل بثقة ومهنية مع الأفراد رفيعي المستوى في جميع أنحاء الشركة
- مهارات تنظيمية ممتازة، مع مستوى عال من الاهتمام بالتفاصيل
- مهارات قوية في إدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة بكفاءة
- واسع الحيلة وقابل للتكيف، وقادر على إدارة الأولويات المتعددة والمتغيرة
- نهج استباقي لمتابعة التفاصيل، وتوقع القضايا، وإغلاق الطلبات
- هاتف ممتاز وشخصيًا، مع تركيز قوي على خدمة العملاء في بيئة عمل متطلبة
- الحكم السليم والتقدير عند التعامل مع المعلومات السرية
- الموجهة نحو الفريق، في حين قادرة أيضا على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من التوجيه
- يتقن استخدام Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint وOutlook)
#لي-NM1 يجب أن يكون المتقدمون مرخصين ولهم الحق في العمل في البلد الذي يقع فيه الدور دون الحاجة إلى رعاية حالية أو مستقبلية. Neuberger هو صاحب عمل يتسم بتكافؤ الفرص. لا تمارس الشركة والشركات التابعة لها التمييز في التوظيف بسبب العرق أو العقيدة أو الأصل القومي أو الدين أو العمر أو اللون أو الجنس أو الحالة الاجتماعية أو التوجه الجنسي أو الهوية الجنسية أو الإعاقة أو حالة المواطنة أو حالة المحاربين القدامى المحمية، أو أي خاصية أخرى تحميها القوانين أو القواعد أو اللوائح المحلية أو الخاصة بالولاية أو الفيدرالية. إذا كنت ترغب في الاتصال بنا فيما يتعلق بإمكانية الوصول إلى موقعنا الإلكتروني أو تحتاج إلى مساعدة في إكمال عملية التقديم، فيرجى الاتصال بـ onlineaccommodations@nb.com. تعرف على إشعار خصوصية مقدم الطلب.
