قبل 10 أيام
مساعد إداري تنفيذي
Sealy Mattress Middle East · Jeddah, Makkah Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Entry
نبذة عن الوظيفة
الغرض سيوفر المساعد الإداري الدعم التشغيلي والكتابي والتنظيمي الحيوي لضمان سلاسة التصنيع اليومي ووظائف الشركة في شركة Middle East Mattress Factory Co. ويعمل هذا الدور كحلقة وصل أساسية بين أقسام الشركة، ويتعامل مع خطوط التوثيق، ويساعد الإدارة العليا في الحفاظ على ذروة كفاءة مكان العمل.
المسؤوليات الرئيسية
- تنسيق المكتب وسير العمل:
- إدارة وتحديد أولويات العمليات المكتبية اليومية، بما في ذلك تنظيم الجداول الزمنية التنفيذية، وجدولة اجتماعات الإدارة، وتوجيه الوثائق الداخلية.
- العمل كجسر اتصالات مركزي عبر بيئات الإنتاج والخدمات اللوجستية والتمويل والمبيعات.
- التوثيق وإعداد التقارير:
- صياغة وتنسيق ومراجعة المراسلات التجارية ومحاضر الاجتماعات والسياسات الإدارية وخطابات الشركة الرسمية باللغتين الإنجليزية والعربية.
- الحفاظ على أرشيف الملفات الرقمية والمادية عالية التنظيم لضمان سلامة البيانات الإدارية والامتثال للوائح الشركات السعودية.
- تجميع قوائم المراجعة الإدارية الشهرية، وتتبع النفقات، ومقاييس الأداء لمراجعة الإدارة.
- دعم عبر الإدارات والنظام:
- المساعدة في تتبع البيانات التاريخية، وتسجيل ملخصات المعاملات، والتنسيق مع فرق إدخال البيانات الداخلية لتحديث السجلات.
- التعاون مع إدارات المشتريات والمستودعات لتسجيل جداول التوريد والمشتريات الإدارية واتصالات البائعين.
- علاقات الزوار والمرافق:
- تنسيق الضيافة والجداول الإدارية للزوار من الشركات الدولية، وشركاء سلسلة التوريد، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- التعامل مع ملفات الموظفين الحساسة أو السرية والمراسلات التنفيذية بتقدير مطلق.
المتطلبات
متطلبات الوظيفة والمؤهلات
- التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو نظم المعلومات، أو مجال وظيفي وثيق الصلة.
- الخبرة: ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية أو التنسيقية المخصصة والعملية، ومن الناحية المثالية داخل بيئة التصنيع.
- التركيبة السكانية: يقتصر بشكل صارم على المواطنين السعوديين المقيمين حاليا في جدة.
- اللغات: الطلاقة المهنية الكاملة في اللغتين الإنجليزية والعربية كتابةً وشفهياً.
- الكفاءات التقنية: المهارات التشغيلية المتقدمة عبر مجموعة Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint). تعد الخبرة المباشرة أو التعرض الأساسي لسير عمل برامج ERP (مثل Odoo أو SAP) ميزة مميزة.
الفوائد
- التأمين الصحي الخاص
- التدريب والتطوير
- مكافأة الأداء
المسؤوليات
1Office & Workflow Coordination:
2Manage and prioritize daily office operations, including organizing executive schedules, scheduling department meetings, and routing internal documentation.
3Serve as a central communications bridge across the production, logistics, finance, and sales environments.
4Documentation & Reporting:
5Draft, format, and audit business correspondence, meeting minutes, administrative policies, and official company letters in both English and Arabic.
6Maintain highly organized digital and physical filing archives to ensure administrative data integrity and compliance with Saudi corporate regulations.
7Compile monthly administrative checklists, expenditure tracking, and performance metrics for management review.
8Cross-Departmental & System Support:
المتطلبات
1Education: Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Information Systems, or a closely related functional field.
2Experience: A minimum of 5 years of dedicated, hands-on administrative or coordination experience , ideally within a manufacturing environment.
3Demographics: Strictly restricted to Saudi Arabian Nationals currently residing in Jeddah .
4Languages: Complete professional fluency in written and verbal English and Arabic.
5Technical Proficiencies: Advanced operational skills across the Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint); direct experience or basic exposure to ERP software workflows (like Odoo or SAP) is a distinct advantage.
المزايا
1Private Health Insurance
2Training & Development
3Performance Bonus
المهارات والوسوم
SAAuditSAPExcelSalesHospitalityManufacturingLogisticsSupply ChainProcurementWarehouseAdministrationCompliance
