قبل شهرين
مراقب وثائق أول (سعودي الجنسية)
HanmiGlobal Saudi · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Onsite
Senior
نبذة عن الوظيفة
ملخص الوظيفة تبحث شركة HanmiGlobal السعودية عن مراقب مستندات كبير (البنية التحتية) منظم للغاية وذو خبرة - LDIP لإدارة والإشراف على جميع وثائق المشروع وأنشطة التحكم في المستندات عبر مشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن ضمان دقة وثائق المشروع وسلامتها وتوزيعها والامتثال لها طوال دورة حياة المشروع. يتطلب هذا الدور خبرة واسعة في التحكم في المستندات داخل PMC أو بيئات الاستشارات الهندسية، ومعرفة قوية بأنظمة إدارة المستندات، والقدرة على التنسيق بشكل فعال مع فرق متعددة التخصصات والعملاء والاستشاريين والمقاولين للحفاظ على تدفق المستندات بكفاءة والامتثال لمتطلبات حوكمة المشروع.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة مراقبة الوثائق
- إدارة عملية مراقبة المستندات الشاملة لمشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي.
- التأكد من تسجيل كافة وثائق المشروع الواردة والصادرة بدقة وتوزيعها وتتبعها وأرشفتها.
- الحفاظ على ترقيم المستندات، ومراقبة المراجعة، والإرسال، وسجلات المستندات وفقًا لإجراءات مراقبة مستند المشروع.
- التحقق من جودة الوثيقة واكتمالها والامتثال قبل التوزيع.
أنظمة إدارة الوثائق
- إدارة وصيانة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex أو Autodesk Construction Cloud (ACC) أو SharePoint أو الأنظمة الأساسية الأخرى المعتمدة.
- مراقبة سير عمل المستندات، والموافقات، ودورات المراجعة لضمان المعالجة في الوقت المناسب.
- ضمان امتثال البيانات الوصفية للوثيقة، وهياكل حفظ الملفات، واصطلاحات التسمية لمعايير المشروع.
تنسيق المشروع
- التنسيق مع مديري المشاريع ومديري التصميم والمهندسين والاستشاريين والمقاولين والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات.
- دعم فرق متعددة التخصصات من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى أحدث الوثائق المعتمدة.
- مراقبة حالة مراجعة المستندات والمتابعة الاستباقية للإجراءات المتأخرة.
الجودة والامتثال
- ضمان الامتثال لإجراءات مراقبة وثائق الشركة ومتطلبات المشروع ومعايير العميل.
- الحفاظ على مسارات التدقيق الدقيقة لجميع المعاملات الوثيقة.
- دعم عمليات المراجعة الداخلية والخارجية من خلال توفير سجلات المستندات والأدلة على الامتثال.
- حماية معلومات المشروع السرية والحساسة.
إعداد التقارير
- إعداد تقارير مراقبة المستندات الأسبوعية والشهرية، بما في ذلك حالة التقديم والمستندات المتأخرة ومقاييس الموافقة على المستندات.
- الاحتفاظ بسجلات المستندات، وسجلات الإرسال، وسجلات الرسم، وسجلات المراسلات.
- تقديم تقارير حالة الوثيقة لقيادة المشروع والعملاء كما هو مطلوب.
التحسين المستمر
- التوصية بإدخال تحسينات على عمليات مراقبة المستندات وسير العمل.
- دعم تنفيذ حلول إدارة الوثائق الرقمية ومبادرات الأتمتة.
- توفير التوجيه والتوجيه لوحدات تحكم المستندات المبتدئين حيثما ينطبق ذلك.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو أي تخصص ذي صلة.
- تعتبر الشهادة المهنية في التحكم بالوثائق أو إدارة المعلومات ميزة.
الخبرة
- الحد الأدنى من 7 إلى 10 سنوات من الخبرة في مراقبة المستندات داخل PMC أو الاستشارات الهندسية أو البناء أو مشاريع البنية التحتية.
- خبرة مثبتة في دعم تطوير الأراضي أو البنية التحتية أو الطرق أو المرافق أو المشاريع الضخمة.
- خبرة في إدارة الرسومات الهندسية، والوثائق الفنية، وطلبات المعلومات، والتقديمات، والمواصفات، والتقارير، ومراسلات المشروع.
- خبرة في العمل مع الاستشاريين الدوليين وفرق المشاريع متعددة التخصصات.
المسؤوليات
1Manage the end-to-end document control process for infrastructure and land development projects.
2Ensure all incoming and outgoing project documents are accurately logged, distributed, tracked, and archived.
3Maintain document numbering, revision control, transmittals, and document registers in accordance with project document control procedures.
4Verify document quality, completeness, and compliance before distribution.
5Administer and maintain Electronic Document Management Systems (EDMS) such as Aconex, Autodesk Construction Cloud (ACC), SharePoint, or other approved platforms.
6Monitor document workflows, approvals, and review cycles to ensure timely processing.
7Ensure document metadata, filing structures, and naming conventions comply with project standards.
8Coordinate with project managers, design managers, engineers, consultants, contractors, and clients regarding document submissions and approvals.
المهارات والوسوم
LDIPSAProject ManagementAuditCompliance
