قبل 5 أيام
مساعد إداري (المملكة العربية السعودية)
Eram Talent · Jeddah, Makkah Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Entry
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن منسق دعم إداري / تنفيذي ذو خبرة لتقديم الدعم الإداري والتنسيقي الشامل للقيادة العليا والقسم المعين. وسيشمل الدور إدارة التقويم والاجتماعات والوثائق وتنسيق أصحاب المصلحة وإعداد التقارير ودعم الأحداث ومتابعة الإجراءات الرئيسية والتعامل مع المعلومات السرية. يجب أن يكون المرشح الناجح منظمًا للغاية واستباقيًا وموجهًا نحو التفاصيل وقادرًا على إدارة أولويات متعددة في بيئة مهنية.
المسؤوليات الرئيسية
- تقديم الدعم الإداري والتنسيقي لرئيس القسم والوظيفة المعينة.
- إدارة التقويمات والاجتماعات والمواعيد والمراسلات والوثائق وترتيبات سفر العمل.
- تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والمواد، وتسجيل المحاضر، وتتبع الإجراءات، ومتابعة التسليمات.
- التنسيق مع رؤساء الأقسام والفرق الداخلية وأصحاب المصلحة لضمان استكمال المتطلبات الإدارية والتشغيلية في الوقت المحدد.
- إعداد وتوحيد التقارير والعروض التقديمية والتحديثات والمراسلات والوثائق الأخرى للإدارة.
- تتبع الإجراءات الرئيسية والمواعيد النهائية والطلبات والتسليمات والمتابعة بشكل استباقي.
- دعم فعاليات الإدارات وورش العمل والزيارات والاجتماعات وغيرها من الأنشطة، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية.
- توفير الدعم الإداري للمكتب التنفيذي خلال الأنشطة ذات الأولوية العالية والمهام الخاصة.
- الاحتفاظ بسجلات ووثائق دقيقة مع ضمان سرية المعلومات الحساسة.
- دعم مبادرات تحسين العملية لتعزيز الكفاءة الإدارية وتقديم الخدمات.
- المساعدة في المشاريع الخاصة والأنشطة متعددة الوظائف المعينة.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
- 3-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في الدعم الإداري، الدعم التنفيذي، إدارة المكاتب، أو التنسيق.
- يفضل خبرة في دعم الإدارة العليا أو رؤساء الأقسام.
- خبرة في التنسيق مع الإدارات المتعددة وأصحاب المصلحة.
- خبرة في دعم المشاريع أو الأحداث أو الاجتماعات أو المبادرات متعددة الوظائف.
- مهارات الاتصال باللغة الإنجليزية الشفهية والمكتوبة ممتازة.
- مهارات اللغة العربية ميزة.
- كفاءة قوية في Microsoft Office وأدوات التعاون/الإنتاجية الرقمية الأخرى.
- مهارات تنظيمية وتخطيطية وإدارة الوقت قوية.
- الاهتمام العالي بالتفاصيل والدقة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحكمة وحكم مهني.
- نهج استباقي مع مهارات قوية في حل المشكلات والمتابعة.
- القدرة على إدارة الأولويات المتعددة والعمل بفعالية في ظل المتطلبات المتغيرة.
المسؤوليات
1Provide administrative and coordination support to the department head and assigned function.
2Manage calendars, meetings, appointments, correspondence, documentation, and business travel arrangements.
3Coordinate meetings, including preparing agendas and materials, recording minutes, tracking actions, and following up on deliverables.
4Coordinate with department heads, internal teams, and stakeholders to ensure administrative and operational requirements are completed on time.
5Prepare and consolidate reports, presentations, updates, correspondence, and other documents for management.
6Track key actions, deadlines, requests, and deliverables and follow up proactively.
7Support departmental events, workshops, visits, meetings, and other activities, including logistical arrangements.
8Provide administrative support to the Executive Office during high-priority activities and special assignments.
المتطلبات
1Bachelor’s degree in Business Administration, Management, Office Administration, or a related field .
23–5 years of relevant experience in administrative support, executive support, office administration, or coordination.
3Experience supporting senior management or department heads is preferred.
4Experience coordinating with multiple departments and stakeholders.
5Experience supporting projects, events, meetings, or cross-functional initiatives.
6Excellent written and verbal English communication skills .
7Arabic language skills are an advantage.
8Strong proficiency in Microsoft Office and other digital collaboration/productivity tools.
9Strong organizational, planning, and time-management skills.
10High attention to detail and accuracy.
11Ability to handle confidential information with discretion and professional judgment.
12Proactive approach with strong problem-solving and follow-up skills.
13Ability to manage multiple priorities and work effectively under changing requirements.
المهارات والوسوم
KSTSAAdministrationArabic
