Tabbio
ENالعربية
تسجيل الدخول إلى التطبيق
الشهر الماضي

مراقب وثائق أول

JASARA PMC · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Senior

نبذة عن الوظيفة

شركة جسارة لإدارة البرامج (Jasara PMC) هي مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة (PIF) وجاكوبس وشركة أرامكو السعودية، وقد تم تأسيسها لتقديم خدمات إدارة البرامج ذات المستوى العالمي في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية. تلعب جسارة دورًا رئيسيًا في دعم تحقيق رؤية السعودية 2030، لا سيما في تنفيذ المشاريع الضخمة وتطوير البنية التحتية واسعة النطاق. نحن نبحث عن مراقب وثائق أول للانضمام إلى JASARA PMC. المسؤولية الشاملة عن الحفاظ على معلومات المشروع / البرنامج ومعالجتها ضمن أنظمة التحكم في المستندات وإدارة المعلومات الخاصة بالمشروع / البرنامج والتأكد من أن أي مراقبي مستندات يشرفون عليهم يحافظون عليها.

المسؤوليات الرئيسية

  • يتعاون مع مدير المشروع لضمان الاتفاق على خطط البناء، بما في ذلك التصميم، وقابلية البناء، والمنهجية، والصحة والسلامة والبيئة، والتسليم، وإبلاغها بشكل فعال إلى الفريق بأكمله.
  • المسؤولية الشاملة عن الحفاظ على ومعالجة معلومات المشروع/البرنامج ضمن أنظمة التحكم في المستندات وإدارة المعلومات للمشروع/البرنامج والتأكد من أن أي "مراقبي المستندات" الذين يشرفون عليهم يحافظون على نفس الشيء.
  • قد يعمل كقائد للفريق، وتوفير التوجيه الفني للموظفين الآخرين على مستوى مراقبة الوثائق.
  • يساعد في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات والعمليات، حسب الاقتضاء.
  • يضمن تدريب المشاركين في المشروع على التطبيق العملي لأنظمة إدارة المعلومات.
  • يشرف على الملف الرئيسي المركزي وملفات المكتب الميداني، حسب الاقتضاء، لجميع وثائق السجل الواردة والصادرة للمشاريع/البرامج.
  • يضمن أن جميع وثائق المشروع وسجلاته مفهرسة بشكل صحيح، وحفظها، وأرشفتها وفقا للإجراءات والمعايير المعمول بها.
  • مراجعة ومعالجة وثائق المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والتقديمات للامتثال الإداري.
  • رصد ومراقبة مراجعات الوثيقة، وضمان أن أحدث المراجعات متاحة لأعضاء فريق المشروع.
  • يحافظ على وثيقة المشروع وسجلات دقيقة وحديثة، بما في ذلك الإرسالات، وتأكيدات الاستلام، وقوائم التوزيع.
  • إدارة نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، والتأكد من استخدامه وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.
  • توفير التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع على استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وأدوات وأنظمة التحكم في المستندات الأخرى.
  • ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لمراقبة الوثائق.
  • المساعدة في إعداد تقارير مراقبة وثائق المشروع والعروض التقديمية، كما هو مطلوب.
  • أداء واجبات أخرى يكلفها بها مدير المشروع أو غيره من كبار الموظفين.

المتطلبات

  • درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو المجال ذي الصلة.

  • 3-6 سنوات من الخبرة في مراقبة المستندات في مجال البناء أو الهندسة أو الصناعة ذات الصلة.

  • المعرفة المثبتة المختصة بإجراءات مراقبة المستندات والعمليات والأدوات.

  • القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى ومحددة بالمواعيد النهائية.

  • الإلمام بأدوات وبرامج إدارة المشاريع، مثل (EDMS) - ACONEX وMicrosoft Office Excel وWord أو منصات الجدولة والتعاون المماثلة.

  • خبرة في العمل بشكل تعاوني مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك مديري المشاريع والمهندسين والمشتريات وموظفي العمليات.

  • المهارات التنظيمية وحل المشكلات والتحليلية القوية لدعم التنفيذ الفعال للمشاريع.

  • اتصالات ممتازة وقدرات التعامل مع الآخرين للتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

  • التحليلية والشاملة، والقدرة على حل المشاكل

  • القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات المتعددة بفعالية.

  • المرونة والقدرة على التكيف في الاستجابة لمتطلبات العمل المتغيرة.

  • إدارة عبء العمل وتحديد أولوياته بشكل فعال والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

المسؤوليات

1Manages a team of Senior Document Controllers
2Set up the Document Control procedures, processes, templates, etc.
3Develop checklist for document submissions
4Implement and maintain coordinated and consistent document filing system for the program
5Establish procedural framework for identifying, collecting, distributing and filing the controlled documents for the Program (i.e Document Control Procedure)
6Set-up the Document Distribution Matrix in EDMS
7Set-up the workflow templates in EDMS required for document reviews / distribution to appropriate individuals
8Runs & administrates the Document Control System

المتطلبات

1Bachelor of Science Degree in Project Management for relevant field
210 years plus experience in related role required
3Strong supervisory and leadership skills
4Strong decision-making abilities
5Strong analytical and problem-solving skills
6Excellent organizational skills and attention to detail
7Excellent verbal and written communication skills
8Expert in Document Control Procedures
9Proficient in Document Quality Control
10Competent in Document Control Audits
11Proficient in Document Numbering Systems
12Proficient in Revision Control/Document Changes
13Ability to manage multiple Consultants and Contractors
14Proficient in Document Control System (EDMS) Administration
15Bachelor’s degree in business administration, Information Management, or related field.
163 - 6 years of experience in document control in a construction, engineering, or related industry.
17Competent demonstrated knowledge of document control procedures, processes, and tools.
18Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced, deadline-driven environment.
19Familiarity with project management tools and software, such as (EDMS) – ACONEX, Microsoft Office Excel and word or similar scheduling and collaboration platforms.
20Experience working collaboratively with cross-functional teams, including project managers, engineers, procurement, and operations personnel.
21Strong organizational, problem-solving, and analytical skills to support the effective delivery of projects.
22Excellent communication and interpersonal abilities to interact with both internal and external stakeholders.
23Analytical and thorough, problem-solving ability
24Ability to work under pressure and manage multiple priorities effectively.
25Flexibility and adaptability in responding to changing business requirements.
26Effectively manages and prioritizes workload and delivers to tight deadlines.

المهارات والوسوم

Q-Res - DPSAProject ManagementAuditQuality ControlComplianceExcelHSEProcurementAdministration
قدّم على هذه الوظيفة
الخصوصية

احجز رابط tabbio
قبل أن يُحجز