الشهر الماضي
مراقب المستندات - CITY AM
JASARA PMC · Riyadh, Riyadh Province, Saudi Arabia
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Onsite
نبذة عن الوظيفة
مراقب المستندات مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع وحفظ وتتبع واسترجاع وأرشفة مستندات المشروع والشركات. يضمن الدور الحفاظ على جميع الوثائق وفقًا لإجراءات الشركة ومعايير الجودة والمتطلبات التعاقدية.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة الوثائق
- مراقبة والحفاظ على وثائق المشروع وفقا لمعايير الشركة وإجراءاتها.
- استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع وأرشفة الوثائق الواردة والصادرة.
- الحفاظ على ترقيم المستندات، ومراقبة المراجعة، وسير عمل الموافقة.
- التأكد من تسجيل جميع المستندات بدقة في نظام إدارة الوثائق (DMS).
- مراقبة عمليات تقديم المستندات والموافقات والإجراءات المتأخرة.
السجلات والامتثال
- الاحتفاظ بسجلات محدثة لجميع مراسلات المشروع والرسومات والمواصفات والتقارير وغيرها من الوثائق الخاضعة للرقابة.
- ضمان الامتثال لعمليات مراقبة المستندات، ومعايير ISO، ومتطلبات العميل.
- إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتحقق من دقة الوثيقة واكتمالها.
- حماية المعلومات السرية وضمان ضوابط الوصول المناسبة.
التنسيق وإعداد التقارير
- التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والمراجعات.
- إنشاء تقارير حالة الوثيقة، والإحالات، والسجلات.
- دعم مديري المشاريع والمهندسين في استرجاع الوثائق وتوزيعها.
- تتبع دورات مراجعة المستندات ومتابعة الموافقات المعلقة.
الأرشفة
- إدارة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية.
- ضمان أرشفة وثائق المشروع وفقا لسياسات الاحتفاظ بالشركة.
- تسهيل تسليم المستندات وأنشطة الإغلاق عند إنجاز المشروع.
المؤهلات
- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو أي مجال ذي صلة.
- تعتبر الشهادة في مراقبة المستندات أو إدارة السجلات ميزة.
الخبرة
- 2-5 سنوات من الخبرة كمراقب للوثائق، ويفضل أن يكون ذلك ضمن البناء أو الهندسة أو البنية التحتية أو البيئات القائمة على المشاريع.
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex، أو Procore، أو SharePoint، أو Autodesk Construction Cloud، أو منصات مماثلة.
المسؤوليات
1Control and maintain project documentation in accordance with company standards and procedures.
2Receive, register, categorize, distribute, and archive incoming and outgoing documents.
3Maintain document numbering, revision control, and approval workflows.
4Ensure all documents are accurately logged in the Document Management System (DMS).
5Monitor document submissions, approvals, and overdue actions.
6Maintain up-to-date records of all project correspondence, drawings, specifications, reports, and other controlled documents.
7Ensure compliance with document control processes, ISO standards, and client requirements.
8Perform regular audits to verify document accuracy and completeness.
المهارات والوسوم
Q - DPSAProject ManagementAuditCompliance
