أول أمس
مساعد شخصي
White Spot Facilities Management Services LLC · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Onsite
Entry
نبذة عن الوظيفة
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة التقويم التنفيذي والاجتماعات والمواعيد والجدول اليومي.
- تنسيق ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق وخطوط الرحلات والنقل.
- التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات والمكالمات والمتابعة بشكل احترافي.
- إعداد الوثائق والتقارير والعروض التقديمية ومذكرات الاجتماع كما هو مطلوب.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والأطراف الخارجية ومقدمي الخدمات.
- الحفاظ على سرية السجلات الشخصية والتجارية.
- تتبع المهام الهامة والمواعيد النهائية والالتزامات وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
- المساعدة في الترتيبات الشخصية والمتطلبات المخصصة عند الحاجة.
- ضمان مستوى عال من السرية والتقدير والكفاءة المهنية في جميع الأوقات.
المتطلبات
المتطلبات
- يفضل الخبرة السابقة كمساعد شخصي/مساعد تنفيذي.
- التواصل باللغة الإنجليزية ومهارات التعامل مع الآخرين.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
- يتقن برامج MS Office – Outlook وWord وExcel وPowerPoint.
- القدرة على القيام بمهام متعددة والعمل تحت الضغط.
- درجة عالية من الاحترافية وحسن المظهر والاهتمام بالتفاصيل.
- مرنة وقادرة على التعامل مع الأمور التجارية والشخصية.
- تجربة دولة الإمارات العربية المتحدة ورخصة قيادة صالحة في دولة الإمارات العربية المتحدة ستكون ميزة.
المسؤوليات
1Manage the executive’s calendar, meetings, appointments and daily schedule .
2Coordinate travel arrangements, hotel bookings, itineraries and transportation .
3Handle emails, correspondence, calls and follow-ups professionally.
4Prepare documents, reports, presentations and meeting notes as required.
5Coordinate with internal departments, external parties and service providers.
6Maintain confidential personal and business records.
7Track important tasks, deadlines and commitments and ensure timely follow-up.
8Assist with personal arrangements and ad-hoc requirements when needed.
المتطلبات
1Previous experience as a Personal Assistant / Executive Assistant preferred.
2Excellent English communication and interpersonal skills.
3Strong organizational and time-management skills.
4Proficient in MS Office – Outlook, Word, Excel and PowerPoint .
5Ability to multitask and work under pressure.
6Highly professional, presentable and detail-oriented.
7Flexible and able to handle both business and personal matters .
8UAE experience and a valid UAE driving licence would be an advantage.
المزايا
1Coordinate travel arrangements, hotel bookings, itineraries and transportation .
المهارات والوسوم
AEExcelHospitalityDriving LicenceExecutive Assistant
