قبل 3 أيام
مساعد تنفيذي
Kaizen Asset Management Services · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Entry
نبذة عن الوظيفة
منصب رفيع يقدم الدعم الشامل للرئيس التنفيذي عبر الأولويات التنفيذية والمسائل الشخصية المختارة. يتطلب هذا الدور شخصًا يمكنه العمل بثقة في بيئة سريعة الخطى، وتبني طرق جديدة للعمل واستخدام التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي بشكل فعال لتعزيز الإنتاجية والكفاءة. سيكون المرشح الناجح استباقيًا ومؤلفًا وواثقًا رقميًا وموثوقًا به لإدارة الأولويات بشكل مستقل وتوقع المتطلبات والتأكد من التعامل مع الأمور التجارية والشخصية بكفاءة وسرية.
المسؤوليات الأساسية
الدعم التنفيذي
- إدارة التقويم المعقد للرئيس التنفيذي والاجتماعات والأولويات والجدول الزمني.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وضمان المتابعة في الوقت المناسب للإجراءات والالتزامات.
- توقع المتطلبات القادمة، وتحديد الصراعات وحل مشكلات الجدولة والتنسيق بشكل استباقي.
- إعداد مواد الاجتماع والإحاطات والمراسلات والاتصالات التنفيذية كما هو مطلوب.
- تتبع الإجراءات الرئيسية والمواعيد النهائية والقرارات، وضمان متابعة الأمور حتى اكتمالها.
- تنسيق رحلات العمل وخطوط الرحلات والخدمات اللوجستية المرتبطة بها.
- ممارسة الحكم السليم في تحديد ما يتطلب اهتمام الرئيس التنفيذي وما يمكن حله بشكل مستقل.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بدرجة عالية من التقدير والدقة.
الدعم الشخصي
- توفير الدعم السري والفعال فيما يتعلق بالأمور الشخصية المختارة والمواعيد والسفر والخدمات اللوجستية اليومية.
- تنسيق الجداول الشخصية والحجوزات والترتيبات والمتطلبات العملية الأخرى.
- توقع الاحتياجات وحل المسائل الروتينية بشكل مستقل عند الاقتضاء.
- تعلم وتطبيق تفضيلات الرئيس التنفيذي وطرق العمل باستمرار.
- الحفاظ على الحدود المهنية والسرية التامة في جميع الأوقات.
المتطلبات
- أكثر من 5 سنوات من الخبرة في دعم الرئيس التنفيذي أو المؤسس أو أحد كبار المسؤولين التنفيذيين على مستوى C.
- خبرة قوية في إدارة التقويمات المعقدة والسفر والأولويات المتنافسة.
- يفضل الخبرة السابقة في تقديم الدعم الشخصي لأحد كبار المسؤولين التنفيذيين.
- واثق من الذكاء الاصطناعي والدهاء الرقمي، مع استعداد قوي لتبني التكنولوجيا الجديدة واستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي بشكل فعال في العمل اليومي.
- مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل والمتابعة.
- الحكم القوي والقدرة على العمل بشكل مستقل.
- استباقي وقابل للتكيف وهادئ تحت الضغط.
- اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة ممتازة. اللغة العربية هي ميزة.
- الكفاءة المتقدمة في Google Workspace و/أو Microsoft Office.
- مقيم في دبي ومؤهل للعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- جدير بالثقة وسرية للغاية، مع القدرة على العمل بشكل وثيق ومهني مع أحد كبار المسؤولين التنفيذيين.
المسؤوليات
1Manage the CEO’s complex calendar, meetings, priorities and schedule.
2Coordinate with internal and external stakeholders and ensure timely follow-up on actions and commitments.
3Anticipate upcoming requirements, identify conflicts and proactively resolve scheduling and coordination issues.
4Prepare meeting materials, briefings, correspondence and executive communications as required.
5Track key actions, deadlines and decisions, ensuring matters are followed through to completion.
6Coordinate business travel, itineraries and associated logistics.
7Exercise sound judgement in determining what requires the CEO’s attention and what can be resolved independently.
8Handle sensitive and confidential information with a high degree of discretion and accuracy.
المتطلبات
15+ years of experience supporting a CEO, founder or senior C-level executive.
2Strong experience managing complex calendars, travel and competing priorities.
3Previous experience providing personal support to a senior executive is preferred.
4AI-confident and digitally savvy, with a strong willingness to embrace new technology and use AI tools effectively in day-to-day work.
5Excellent organisational skills, attention to detail and follow-through.
6Strong judgement and ability to work independently.
7Proactive, adaptable and calm under pressure.
8Excellent written and spoken English; Arabic is an advantage.
9Advanced proficiency in Google Workspace and/or Microsoft Office.
10Based in Dubai and eligible to work in the UAE.
11Highly trustworthy and discreet, with the ability to work closely and professionally with a senior executive.
المهارات والوسوم
StrategicAELogisticsExecutive Assistant
