قبل 3 أيام
مدير مكتب / إداري
DataOne · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
Manager
نبذة عن الوظيفة
من نحن؟
تقوم DataOne بتصميم وتطوير وتشغيل مصانع الذكاء الاصطناعي المستدامة، التي تجمع بين الطاقة والبنية التحتية والذكاء الاصطناعي على المستوى الصناعي. نحن ندير بنيات تحتية رقمية وطاقية واسعة النطاق على المستوى الدولي، ونقدم مشاريع ملموسة تقاس بمئات الميغاوات ومصممة لأداء تشغيلي طويل الأجل. في DataOne، نحن بناة ومشغلون. نحن نعطي الأولوية للتنفيذ في العالم الحقيقي، والتميز التشغيلي، والتأثير القابل للقياس.
دورك
كمدير/مسؤول مكتب، ستكون مسؤولاً عن ضمان التشغيل اليومي السلس والفعال لمكتب DataOne. ستشرف على احتياجات المكتب العامة، وتنسق الموردين ومقدمي الخدمات، وتدير الأنشطة الإدارية، وتضمن بقاء مكان العمل منظمًا واحترافيًا ومجهزًا بشكل مناسب ومرحبًا بالموظفين والزوار. ستوفر أيضًا الدعم الإداري العرضي لفريق الموارد البشرية والإدارات الأخرى عند الحاجة. هذا منصب عملي ومتنوع يتطلب تنظيمًا ممتازًا، والاهتمام بالتفاصيل، والاستقلالية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة المكاتب والإدارة
- إدارة العمليات الإدارية اليومية للمكتب.
- التأكد من أن المكتب منظم ومصان جيدًا ومحترف ويعمل بكامل طاقته.
- إدارة اللوازم المكتبية، والقرطاسية، والمعدات، والأثاث، ومتطلبات مكان العمل الأخرى.
- مراقبة مستويات المخزون وتنسيق عمليات الشراء والتجديد عند الضرورة.
- التنسيق مع الموردين والبائعين وإدارة المباني وخدمات التنظيف ومقدمي الصيانة والسعاة والشركاء الخارجيين الآخرين.
- تنظيم إصلاحات وصيانة المعدات والمرافق المكتبية.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر وعمليات التسليم والمراسلات والاتصالات المكتبية العامة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات دقيقة ومنظمة للوثائق الإدارية وسجلات الشركة.
- تنسيق غرف الاجتماعات والتأكد من إعدادها وتجهيزها عند الحاجة.
- دعم تنظيم الاجتماعات الداخلية، وأحداث الشركة، وأنشطة الموظفين.
- المساعدة في ترتيبات السفر والإقامة والنقل والمتطلبات اللوجستية الأخرى عند الضرورة.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية للموظفين فيما يتعلق بالمكتب العام والاحتياجات الإدارية.
الدعم الإداري والإداري
- توفير الدعم الإداري العام للإدارة والإدارات الأخرى عند الاقتضاء.
- تنسيق الاجتماعات والمواعيد والتقويمات والاتصالات الداخلية عند الحاجة.
- إعداد المستندات والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والمتتبعات الإدارية.
- الاحتفاظ بسجلات منظمة للعقود والفواتير وعروض الأسعار والوثائق الإدارية الأخرى.
- متابعة الطلبات الإدارية المعلقة لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
- دعم الاتصال والتنسيق بين الإدارات.
- المساعدة في المشاريع الإدارية المخصصة والطلبات التشغيلية.
مصاريف المكاتب وتنسيق الموردين
- تتبع النفقات المتعلقة بالمكتب والاحتفاظ بسجلات إدارية دقيقة.
- جمع وتنظيم الفواتير وعروض الأسعار وطلبات الشراء والوثائق الداعمة.
- طلب عروض الأسعار من الموردين ومقدمي الخدمات عند الحاجة.
- تنسيق مشتريات المكاتب والتأكد من الحفاظ على الوثائق المناسبة.
- دعم فريق الشؤون المالية بالفواتير المتعلقة بالمكتب ووثائق النفقات.
- تحديد الفرص المتاحة لتحسين العمليات المكتبية وتحسين التكاليف الإدارية.
دعم فريق الموارد البشرية
- تقديم الدعم الإداري لفريق الموارد البشرية عند الحاجة.
- المساعدة في المهام الإدارية العرضية المتعلقة بالموارد البشرية وإعداد الوثائق.
- دعم تنسيق المقابلات أو الاجتماعات أو أنشطة الإعداد عند الطلب.
- التعامل مع المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية بالسرية والتقدير المناسبين.
المتطلبات
- 4 + سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب، والإدارة، وتنسيق المكاتب، أو منصب مماثل.
- يفضل درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة.
- كفاءة قوية في Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
- الاهتمام القوي بالتفاصيل والقدرة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة.
- القدرة على إدارة المهام والأولويات المتعددة في وقت واحد.
- مهارات اتصال كتابية ولفظية قوية.
- التواصل المهني والمريح مع الموظفين والمديرين والموردين والزوار والشركاء الخارجيين.
- استباقية وقادرة على تحديد وحل احتياجات المكتب اليومية بشكل مستقل.
- موثوقة وموجهة نحو الخدمة وتركز على الحلول.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وعقلية تعاونية.
- القدرة على التعامل مع معلومات الشركة والموظفين السرية بتقدير.
الفوائد لماذا تنضم إلى داتاون؟
- انضم إلى شركة دولية سريعة النمو تعمل على تطوير مشاريع طموحة في مجال الذكاء الاصطناعي والبنية التحتية الرقمية.
- لعب دور مركزي في ضمان التشغيل السلس والفعال لمكتب DataOne.
- العمل بشكل وثيق مع الموظفين والإدارة والإدارات المختلفة في جميع أنحاء المنظمة.
- تحمل مسؤوليات متنوعة ويكون لها تأثير مباشر على تجربة مكان العمل اليومية.
- تطوير خبرة واسعة عبر إدارة المكاتب والإدارة وتنسيق الموردين والعمليات الداخلية.
- العمل في بيئة دولية وديناميكية وقائمة على النتائج.
- الاستفادة من التطوير المهني وفرص النمو الوظيفي مع استمرار DataOne في التوسع
المسؤوليات
1Manage the day-to-day administrative operations of the office.
2Ensure the office is organized, well maintained, professional, and fully operational.
3Manage office supplies, stationery, equipment, furniture, and other workplace requirements.
4Monitor stock levels and coordinate purchases and replenishment when necessary.
5Coordinate with suppliers, vendors, building management, cleaning services, maintenance providers, couriers, and other external partners.
6Organize repairs and maintenance of office equipment and facilities.
7Handle incoming and outgoing mail, deliveries, correspondence, and general office communications.
8Maintain accurate and organized filing systems for administrative documents and company records.
المتطلبات
14 + years of experience in Office Management, Administration, Office Coordination, or a similar position.
2Bachelor's degree or diploma in Business Administration, Management, or a related field is preferred.
3Strong proficiency in Microsoft Office, particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
4Excellent organizational and time-management skills.
5Strong attention to detail and ability to maintain accurate records.
6Ability to manage multiple tasks and priorities simultaneously.
7Strong written and verbal communication skills.
8Professional and comfortable communicating with employees, managers, suppliers, visitors, and external partners.
9Proactive and able to identify and resolve day-to-day office needs independently.
10Reliable, service-oriented, and solution-focused.
11Strong interpersonal skills and a collaborative mindset.
12Ability to handle confidential company and employee information with discretion.
المزايا
1Join a fast-growing international company developing ambitious AI and digital infrastructure projects.
2Play a central role in ensuring the smooth and efficient operation of DataOne's office.
3Work closely with employees, management, and different departments across the organization.
4Take ownership of varied responsibilities and have a direct impact on the day-to-day workplace experience.
5Develop broad experience across office management, administration, supplier coordination, and internal operations.
6Work in an international, dynamic, and results-driven environment.
المهارات والوسوم
Global HRAEAIExcelEmployee RelationsAdministration
