قبل 17 يومًا
سكرتير تنفيذي
Conares · Dubai, United Arab Emirates
Workableقدّم عبر موقع الشركة
Full Time
Onsite
نبذة عن الوظيفة
نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي مختص لدعم المسؤولين رفيعي المستوى في شركتنا. ستكون أنت الشخص الذي يقوم بتنظيم جدول المديرين التنفيذيين والحفاظ عليه ومساعدتهم من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية.
المسؤوليات
- الاحتفاظ بسجل دقيق للمهام والمتابعة، وضمان تنفيذها في الوقت المناسب.
- تلقي وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عندما يكون ذلك مناسبا
- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي، والمساعدة في تخطيط الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات.
- حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالمحاضر ومتابعة بنود العمل.
- التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة وتحديد أولوياتها
- اتخاذ ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين
- التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير المعينة
- الإشراف على وإدارة ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية للسلطة التنفيذية.
- التنسيق والإشراف على المشاريع الخاصة حسب توجيهات الإدارة التنفيذية.
المتطلبات
- درجة علمية في إدارة الأعمال أو المجال النسبي
- خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو دور إداري مماثل
- يتقن مايكروسوفت أوفيس وبرامج تخطيط موارد المؤسسات ومنصات الوسائط الاجتماعية
- معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية، فضلا عن المفردات التقنية لصناعتنا
- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
- قدرات الاتصال والتفاوض المعلقة
- ينبغي أن يجيد اللغة الألمانية أو الهولندية
المسؤوليات
1Keep an accurate record of tasks and follow-ups, ensuring they are executed in a timely manner.
2Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate
3Maintain executive’s agenda, assist in planning schedules, appointments and meetings.
4Attend meetings, keep minutes and follow up on action items.
5Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence
6Make travel arrangements for executives
7Handle confidential documents ensuring they remain secure
8Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible
المتطلبات
1Degree in business administration or relative field
2Proven experience as executive secretary or similar administrative role
3Proficient in MS Office, ERP Software and Social Media Platforms
4In depth knowledge of office management and basic accounting procedures as well as technical vocabulary of our industry
5Familiarity with basic research methods and reporting techniques
6Excellent organizational and time-management skills
7Outstanding communication and negotiation abilities
8Should be fluent in German or Dutch language
المهارات والوسوم
AdministrationAEAccountingNegotiationSocial Media
